Orbis Web · Gestión
Versión 2026.10

Expedientes: abre, gestiona y factura cada viaje desde una sola ficha

Guía completa del módulo Expedientes de Orbis Web para el personal de la agencia: listado, filtros, alta, ficha y todas sus pestañas, botones y acciones.

Conceptos básicos

Qué es un expediente en Orbis Web

El expediente reúne todo lo que pasa con un viaje: quién lo paga, quién viaja, qué servicios se han contratado, qué se ha cobrado y qué se ha facturado. Con él controlas el beneficio y el pendiente de cobro de cada venta sin salir de una sola pantalla.

Dónde estáMenú lateral Gestión › Expedientes. Se abre el Listado de Expedientes; desde ahí das de alta expedientes nuevos o abres los existentes para editarlos o consultarlos.
Parte de la fichaQué guarda
CabeceraResumen fijo: número de expediente, número de servicios, importe total, pendiente, fechas de apertura y de inicio de servicio y cambio aplicado.
PrincipalTitular, datos de facturación, departamento, tipo de viaje, fechas, origen, destino y notas.
PasajerosLas personas que viajan.
ServiciosLo vendido (aéreos, hoteles, programas…), con su proveedor, coste e importe.
Cobros, Facturas y AlbaranesLo cobrado al cliente y los documentos emitidos.
Notas e Información GeneralNotas internas y el desglose de beneficio del expediente.
Servicios sin teclearSi la reserva está en un GDS o en un proveedor integrado, no la escribas a mano: captúrala con su localizador y pásala al expediente con P+. Para lo demás, R+ crea el servicio en segundos. Ver Capturar una reserva.
ImportanteEditar no es lo mismo que consultarDesde el listado, el lápiz (Editar) abre la ficha con todos los botones y permite guardar cambios; el ojo (Consultar) la abre en solo lectura, con menos botones. Si no encuentras una acción, comprueba en qué modo has entrado.
Procedimiento común

Los 5 pasos para trabajar con un expediente

Abre el listadoEntra en Gestión › Expedientes.
Localiza el expedienteUsa el buscador, los filtros de columna o el panel Filtros.
ÁbreloPulsa el lápiz para editarlo o el ojo para consultarlo; para uno nuevo, pulsa + (Alta).
Trabaja en las pestañasPrincipal, Pasajeros, Servicios, Cobros, Facturas, Albaranes, Notas e Información General.
Guarda o salPulsa ✓ (Guardar) para conservar los cambios o ✗ (Salir sin Guardar Cambios) para descartarlos.
Encuentra tu tarea

¿Qué quieres hacer?

No hay ninguna tarea con ese término. Prueba con otra palabra.

Listado

Listado de expedientes

Para qué sirve

Ver todos los expedientes que cumplen los filtros activos, localizar uno concreto y abrirlo para trabajar con él.

Cuándo usarlo

Cada vez que entras en el módulo: es la puerta de entrada a cualquier expediente, nuevo o existente.

Tarea: localizar un expediente y abrirlo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Escribe en el buscador (lupa) cualquier dato del expediente: número, titular, NIF…
  2. Para afinar, escribe en el campo Filtrar… de cada columna o pulsa el título de la columna para ordenar por ella (flechas ↑↓).
  3. Pulsa la flecha ⌄ de la fila para desplegar el resto de columnas del expediente sin abrirlo (población, importes, cobrado, pendiente, fechas, factura…).
  4. Pulsa el lápiz (Editar) para abrir la ficha y modificarla, o el ojo (Consultar) para verla en solo lectura.
  5. Cambia de página con Previo, los números y Siguiente, y elige cuántas filas ver en Mostrar (10, 50 o 100).
ControlQué hace
+ (Alta)Abre un expediente nuevo. Ver Alta de expediente.
Mostrar/Esconder columnasElige qué columnas se ven y en qué orden. Ver Mostrar/Esconder columnas.
Exportar a Excel / Exportar a PDFDescarga el listado con los filtros aplicados.
Embudo tachado de la cabeceraBorra lo escrito en los filtros de columna.
Etiqueta +1, +2… junto al titularIndica que el expediente tiene más titulares además del que se muestra. Ver Titulares.
Texto «filtrado sobre … registros»Avisa de que hay filtros activos: el listado muestra solo una parte del total.
Error típicoNo aparece un expediente antiguo o cerradoPor defecto el panel Filtros trae Desde Fecha Apertura con el 1 de enero del año en curso y solo Abiertos marcado. Cambia esos filtros y pulsa Filtrar.
Listado

Filtros y Mis filtros

Para qué sirve

Acotar el listado por cliente, fechas, servicios, estado del expediente, facturación o cobros, y guardar las combinaciones que usas a menudo.

Cuándo usarlo

Para revisiones periódicas: expedientes pendientes de cobro, sin facturar, de un departamento o con servicios en unas fechas.

Tarea: listar los expedientes abiertos del año con cobros pendientes. Se han omitido algunos campos del panel; la tabla de abajo los recoge todos. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa Filtros para abrir el panel (vuelve a pulsarlo para cerrarlo).
  2. Rellena los campos que necesites, por ejemplo Desde Fecha Apertura o Cobros Expediente = Pendientes.
  3. Marca los estados que quieras ver: Abiertos, Cerrados y/o Anulados.
  4. Pulsa Filtrar. Reiniciar Filtros devuelve el panel a sus valores iniciales.
  5. Para reutilizar la combinación, abre Mis filtros (embudo con flecha) y pulsa Guardar filtro.
  6. El embudo tachado (Reiniciar Filtros) quita todos los filtros desde la barra, sin abrir el panel.
FiltroQué hace
Sucursales · Tipos Cliente · DepartamentoDesplegables de selección múltiple: limitan a las sucursales, tipos de cliente o departamentos elegidos.
Desde / Hasta Código de Cliente · Id ClienteRango de clientes titulares.
TitularNombre del titular del expediente.
Desde / Hasta Número de Expediente · Id MesaRango de números de expediente y de mesas (puestos de venta).
Desde / Hasta Fecha Inicio Servicios · Fecha Fin Servicios · Fecha AperturaRangos de fechas de los servicios y de apertura del expediente.
Pasajero Servicio · Billete · Localizador en el Servicio · Localizador WebBusca por datos de los servicios: pasajero, número de billete y localizadores.
DestinoDestino del expediente (con buscador).
Mostrar Expedientes Facturados/AlbaranadosTodos, Facturados o No Facturados.
Facturación AutomáticaTodos, Marcado Facturación Automática o Sin Marcar Facturación Automática.
Cobros ExpedienteTodos, Cobrados o Pendientes.
Abiertos · Cerrados · AnuladosEstados del expediente que se incluyen.
Mostrar Sólo Expedientes del Vendedor ActivoSolo los expedientes del usuario conectado.
Expedientes Pagados al ProveedorSolo los expedientes ya pagados al proveedor.
Reactivar Resumen de FiltrosVuelve a mostrar sobre el listado el resumen de los filtros aplicados.
Mis filtrosQué hace
Guardar filtroGuarda la combinación de filtros actual con un nombre.
Exportar filtrosDescarga los filtros guardados en un archivo.
Importar filtrosCarga filtros desde un archivo exportado antes (por ejemplo, desde otro equipo).
Filtros guardados en este navegadorNúmero de filtros guardados y acceso a cada uno.
AtenciónLos filtros guardados viven en tu navegadorSi cambias de equipo o de navegador, o borras sus datos, no los verás. Usa Exportar filtros para tener una copia e Importar filtros para recuperarlos.
Listado

Mostrar/Esconder columnas

Para qué sirve

Decidir qué columnas tiene el listado y en qué orden: importes, cobrado, pendiente, fechas, factura, departamento, origen, destino…

Cuándo usarlo

Cuando trabajas siempre con los mismos datos y quieres verlos en la tabla sin desplegar cada fila.

Tarea: dejar visibles las columnas de importes. Se muestran solo algunas columnas de la lista. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa cada columna para mostrarla u ocultarla y arrástrala por su asa para cambiar su posición. Usa Filtrar para encontrar una columna por su nombre.
  2. Pulsa Guardar para conservar la configuración. Restablecer valores predeterminados vuelve a la configuración inicial y Eliminar borra la configuración guardada.
Columnas disponiblesId (siempre visible), Expediente, Facturación Automática, Divisa, Titular, NIF, Domicilio, Población, Email, Teléfono, Teléfono 2, Teléfono Móvil, FIS, Importe, Importe Divisa, Cobrado, Pendiente, Servicios, Confirmado, Doc. Entregada, Pagado Proveedor, Cerrado, Fecha de Apertura, Pasajeros, Descuento, Beneficio, Anulado, Peticionario Servicio, Proyecto 1, Id Cliente, Localizador Web, Proyecto 2, Fecha de Solicitud, Impuesto Vigente, Tipo de Viaje, Usuario, Código de Cliente, Cambio, Descripción, Fecha Factura, Factura, Departamento, Oportunidad, Origen y Destino.
Error típicoLa columna sale vacía en la tabla pero tiene datosSi la pantalla es estrecha, las columnas que no caben pasan a la fila desplegable. Pulsa la flecha ⌄ de la fila o reduce el número de columnas visibles.
Listado

Barra del listado: Capturas, Facturación Automática y cierre

Para qué sirve

Acceder a las capturas de reservas (PNR), lanzar la facturación automática y cerrar varios expedientes de una vez.

Cuándo usarlo

En las tareas de back office: revisar reservas capturadas del GDS, facturar en bloque y cerrar los expedientes terminados.

Tarea: lanzar una acción general del listado. Recreación de la pantalla.

Paso a paso

  1. Pulsa el botón que necesites en la barra (pasa el ratón por encima para ver su nombre).
  2. O abre Acciones: contiene las mismas opciones con su nombre escrito.
BotónQué hace
P · CapturasAbre Control PNR: las reservas capturadas (Id, Tipo, Localizador Gds, Localizador, Fecha Fin Servicio, Emisión). Su botón P abre la ventana Capturas y cada fila permite crear el expediente con Alta Automática Expedientes. Ver Capturar una reserva.
Factura con A · Facturación AutomáticaLanza la facturación de los expedientes marcados con Facturación Automática.
Carpeta con lista · Cerrar Expedientes SeleccionadosCierra de una vez los expedientes seleccionados en el listado.
? · AyudaAbre la ayuda de la pantalla.
AtenciónAcciones en bloqueFacturación Automática y Cerrar Expedientes Seleccionados afectan a varios expedientes. Antes de lanzarlas, revisa con los filtros qué expedientes entran.
Ficha del expediente

Alta de expediente

Para qué sirve

Abrir un expediente nuevo para un cliente y dejarlo listo para añadir pasajeros, servicios y cobros.

Cuándo usarlo

Al empezar una venta nueva. Si el viaje se parece a otro ya hecho, valora Duplicar Expediente desde la barra de la ficha.

Tarea: elegir el cliente del expediente nuevo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el listado pulsa + (Alta). Se abre la ficha vacía con la ventana Clientes; escribe en Buscar el nombre o el NIF del cliente.
  2. Pulsa el botón de selección (✓) de su fila. Sus datos pasan a la pestaña Principal como titular.
  3. Si el cliente no existe, pulsa Alta Cliente y créalo sin salir del expediente.
Después de elegir el clienteCompleta la pestaña Principal (al menos Pax y Fecha Inicio Servicio, en amarillo) y pulsa ✓ (Guardar). Al guardar, Orbis Web asigna el número de expediente y se activan el resto de pestañas: Pasajeros, Servicios, Cobros, Facturas, Albaranes, Notas e Información General.
Error típicoSolo veo la pestaña PrincipalEs lo normal en un expediente sin guardar. Guarda primero con ✓ y las demás pestañas aparecerán.
Ficha del expediente

Barra de la ficha y menú Acciones

Para qué sirve

Ejecutar las acciones sobre el expediente completo: cambiar su estado, imprimir documentos, facturar, contabilizar y adjuntar archivos.

Cuándo usarlo

En cualquier momento con la ficha abierta. Las acciones son las mismas en todas las pestañas.

Tarea: localizar las acciones del expediente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Primer grupo: Divisa, Cerrar Expediente, Duplicar Expediente, Cambiar Mesa y Anular Expediente.
  2. Segundo grupo, documentos: Listado, Itinerario, Confirmación Reservas, SMS, Resumen Expediente (R) y Contrato Viaje Combinado (C).
  3. Facturación y contabilidad: Facturas de Comisiones, Factura, Contabilizar e Histórico de Asientos.
  4. Al final, Gestor Documental (adjuntos) y Ayuda.
  5. A la derecha, ✓ (Guardar), ✗ (Salir sin Guardar Cambios) y Acciones, con todas las opciones por su nombre.
AcciónQué hace
DivisaElige la divisa del expediente (el botón muestra su símbolo: €, $…).
Abrir Expediente / Cerrar ExpedienteCambia el estado del expediente. Solo aparece la opción que corresponde al estado actual.
Duplicar ExpedienteCrea un expediente nuevo a partir de este.
Cambiar Mesa / Cambiar SucursalPasa el expediente a otra mesa o sucursal (Cambiar Sucursal solo está en el menú Acciones).
Anular Expediente / Desanular ExpedienteAnula el expediente o deshace la anulación.
Listado · Itinerario · Confirmación ReservasGenera los documentos del expediente para el cliente.
SMSEnvía un SMS relacionado con el expediente.
Resumen Expediente (R)Muestra un resumen del expediente.
Contrato Viaje Combinado (C)Genera el contrato de viaje combinado.
Facturas de ComisionesEmite las facturas de comisiones del expediente.
FacturaEmite la factura al titular. Las facturas emitidas aparecen en la pestaña Facturas.
Contabilizar · Histórico de AsientosGenera los asientos contables del expediente y consulta los ya generados.
Gestor DocumentalAdjunta y consulta archivos del expediente.
AyudaAbre la ayuda de la pantalla.
✓ Guardar · ✗ Salir sin Guardar CambiosGuarda los cambios o sale descartándolos.
En modo ConsultarAl abrir con el ojo solo están Divisa, Duplicar Expediente, Listado, Resumen Expediente, Histórico de Asientos, Gestor Documental, Ayuda y Salir sin Guardar Cambios. Para el resto, abre el expediente con el lápiz.
ImportanteAvisos sobre la cabeceraOrbis Web muestra encima de la cabecera avisos en amarillo sobre el expediente, por ejemplo «El expediente tiene servicios sin entregar a SES Hospedajes». Revísalos antes de cerrar o facturar.
Ficha del expediente

Pestaña Principal

Para qué sirve

Recoger los datos generales del viaje y del titular que se usarán al facturar.

Cuándo usarlo

Al dar de alta el expediente y cada vez que cambie algún dato general (departamento, fechas, destino…).

Tarea: completar los datos generales del expediente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Revisa el Titular: sus datos (documento, razón social, contacto) vienen de la ficha del cliente. El botón de la persona (Consultar Ficha Titular) abre esa ficha.
  2. Indica el número de pasajeros en Pax y elige Departamento, Tipo de Viaje y las fechas. Los campos en amarillo son obligatorios.
  3. Usa el botón … de Origen y Destino (Selección Origen, Selección Destino) para elegirlos de la lista.
  4. Marca Facturación Automática si el expediente debe entrar en la facturación automática, y Es Viaje Combinado si lo es.
  5. Pulsa Titulares para desplegar la lista de titulares, o R (Resumen titulares) para ver su resumen.
CampoQué hace
Titular · Documento de Identidad · Pasaporte · Razón Social · Teléfono · Teléfono Móvil · EmailDatos del titular que figurarán en la factura.
Proyecto 1 · Proyecto 2Referencias del cliente para agrupar o identificar el viaje.
PeticionarioPersona del cliente que solicita el viaje.
EmitirTipo de documento que se emite al titular (por ejemplo, Factura).
Factura SimplificadaEmite factura simplificada en lugar de completa.
PaxNúmero de pasajeros del expediente (obligatorio).
Departamento · Tipo de ViajeClasificación interna del expediente; se usa en filtros e informes.
Localizador WebLocalizador de la reserva hecha en la web, si la hay.
Fecha Inicio Servicio · Fecha de SolicitudFecha en que empieza el viaje (obligatoria) y fecha en que se pidió.
Origen · DestinoLugar de salida y destino del viaje.
Facturación Automática · Es Viaje CombinadoMarcan el expediente para la facturación automática y como viaje combinado.
Notas Breves · Descripción ExpedienteTexto corto y descripción ampliada del viaje.
Error típicoNo puedo cambiar el titular o sus datosLos campos grises son de solo lectura en la ficha. Para cambiar los datos, edítalos en la ficha del cliente; para cambiar o añadir titulares, usa el panel Titulares.
Ficha del expediente

Titulares del expediente

Para qué sirve

Repartir un mismo expediente entre varios titulares (por ejemplo, dos familias o una empresa y un particular) y elegir cuál es el predeterminado.

Cuándo usarlo

Cuando hay que facturar parte de los servicios a otra persona o empresa. En el listado, estos expedientes muestran la etiqueta +1, +2… junto al titular.

Tarea: añadir un segundo titular al expediente. Se han omitido algunas columnas. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Principal, pulsa Titulares y después + (Añadir Titular) para elegir el nuevo titular.
  2. En el menú de la fila tienes Editar Datos Titular, Consultar Ficha Titular, Establecer Predeterminado, Cambiar titular servicios y Borrar.
  3. La columna Def. indica cuál es el titular predeterminado del expediente.
Columnas de la listaId, Id Cliente, Def., Cliente, Contacto, Nombre, NIF, Proyecto 1, Proyecto 2, Peticionario, Factura Simplificada, Emitir, Teléfono, Teléfono Móvil, Email, Rappel y Email Vendedor.
AtenciónLos servicios no cambian de titular solosAl añadir un titular, los servicios siguen asignados al que tenían. Usa Cambiar titular servicios para pasarlos al nuevo antes de facturar.
Ficha del expediente

Pestaña Pasajeros

Para qué sirve

Registrar a las personas que viajan, que pueden ser distintas del titular que paga.

Cuándo usarlo

Antes de añadir servicios, para tener los nombres a mano al asignarlos y para la documentación del viaje.

Tarea: añadir un pasajero al expediente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa + (Alta) y completa los datos del pasajero.
  2. Comprueba la lista: Cliente y Contacto indican si el pasajero está dado de alta como cliente o como contacto. Filtra cada columna con su campo de la cabecera.
Pax y pasajerosEl campo Pax de la pestaña Principal es el número de pasajeros del expediente; esta pestaña guarda quiénes son. Mantén los dos datos coherentes.
Ficha del expediente

Pestaña Servicios

Para qué sirve

Añadir y gestionar lo vendido en el viaje (vuelos, hoteles, programas, seguros…), con su proveedor, coste e importe de venta.

Cuándo usarlo

Cada vez que se confirma un servicio, para controlar el coste, el beneficio y lo que queda por facturar.

Tarea: añadir y revisar los servicios del expediente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Usa Ver Facturados y Ver Anulados para mostrar u ocultar los servicios ya facturados o anulados.
  2. Acciones sobre todos los servicios: Liberación de responsabilidad por rechazo del seguro de viaje (S✕), Marcar todos los servicios como Confirmados y/o Entregados, Recepcionar todos y Listado Prepagos.
  3. Para añadir: Alta Servicios Desde PNR (P+), Alta rápida servicio (R+), Crear Servicio Descuento (D+) o + (Alta) para el formulario completo. Ver la tabla «¿Qué alta uso?» debajo.
  4. En cada fila, Editar (lápiz), Consultar (ojo) y el menú ⋮ con las acciones del servicio.
¿Qué alta uso?CuándoDónde se explica
P+ · Alta Servicios Desde PNRLa reserva está en un GDS, una web de transporte o un proveedor integrado. Es la opción recomendada: los datos llegan rellenos.Capturar una reserva y Alta Servicios Desde PNR
R+ · Alta rápida servicioNo hay captura posible o quieres crear el servicio ya y completarlo después.Alta rápida servicio
+ · AltaQuieres rellenar todos los datos del servicio desde el principio.Formulario del servicio, en esta ficha
D+ · Crear Servicio DescuentoHay que aplicar un descuento al expediente como servicio.Esta ficha
Menú ⋮ de la filaQué hace
Listado PrepagosMuestra los prepagos del servicio.
Reembolsar ServicioInicia el reembolso del servicio.
Duplicar ServicioCrea una copia del servicio en el expediente.
No Permitir Editar / Permitir EditarBloquea o desbloquea la edición del servicio.
No Permitir Facturar / Permitir FacturarExcluye o vuelve a incluir el servicio al facturar.
Subir número de servicio / Bajar número de servicioCambia el orden del servicio en el expediente.
El formulario del servicioEditar o consultar un servicio abre la ventana Servicios Expediente con sus datos: fechas de inicio y fin, Proveedor, Producto, Tipo Producto, régimen de impuestos, % Comisión, Importe, Coste Previsto, billete y localizador, origen, destino, titular, confirmación, bonos y los datos de la factura del proveedor (Factura Recibida, número, importe, fechas de pago y contables). Las flechas de la ventana pasan al servicio anterior o siguiente.
Error típicoUn servicio no sale en la listaPuede estar facturado o anulado con su interruptor desactivado. Activa Ver Facturados y Ver Anulados.
Alta de servicios

Capturar una reserva (P · Capturas)

Para qué sirve

Traer a Orbis Web una reserva hecha en un GDS, en una web de transporte o en un proveedor conectado escribiendo solo su localizador, sin teclear los datos del servicio.

Cuándo usarlo

Siempre que la reserva exista ya en Amadeus, Galileo, Sabre, Renfe, Vueling u otro origen integrado. Es el primer paso para dar de alta servicios desde PNR.

Tarea: capturar la reserva ABC123 de Amadeus. Se muestran solo algunos proveedores; los grises no están disponibles. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Escribe el localizador de la reserva en Localizador.
  2. Marca el origen de la reserva: el GDS (AMADEUS, Galileo, Worldspan, Sabre, KIU), el transporte (renfe, iryo, OUIGO, vueling, movelia) o el proveedor.
  3. Pulsa ✓ (Capturar). La reserva pasa a la lista de capturas pendientes de Alta Servicios Desde PNR.
Dónde está la ventana CapturasQué haces después
Pestaña Servicios › P+ (Alta Servicios Desde PNR)Se abre encima de la lista de capturas. Al cerrarla, pasas lo capturado a servicios del expediente abierto. Ver Alta Servicios Desde PNR.
Listado de expedientes › P (Capturas) › Control PNR › PLas capturas quedan en Control PNR, sin expediente. Desde cada fila puedes Consultar, ver la Información Detallada, crear el expediente con Alta Automática Expedientes o Borrar la captura.
Error típicoEl origen sale en gris y no se puede marcarEse GDS o proveedor no está activado para tu agencia. Mientras tanto, da de alta el servicio con Alta rápida servicio o con el formulario completo (+).
Alta de servicios

Alta Servicios Desde PNR (P+)

Para qué sirve

Convertir reservas capturadas en servicios del expediente con un clic, con billete, importes, tasas, comisión, pasajero y fechas ya rellenos.

Cuándo usarlo

Es la forma recomendada de dar de alta vuelos, trenes y reservas de proveedores integrados: evita errores de tecleo y deja el servicio enlazado a su reserva.

Tarea: pasar una reserva capturada a servicio del expediente. Se han omitido columnas de la lista; la tabla de abajo las resume. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Servicios pulsa P+. Se abre la ventana Capturas: captura el localizador (ver Capturar una reserva) o ciérrala si ya estaba capturado. Busca la reserva en la lista con los filtros de columna, por ejemplo por Localizador.
  2. Comprueba el Titular al que se asignarán los servicios; con … eliges otro titular del expediente.
  3. Activa Muestra Pnr Capturados si necesitas ver también las capturas que ya se pasaron a servicio.
  4. En la fila, pulsa la flecha que necesites (ver tabla) para crear el servicio. Antes, puedes revisar la captura con Consultar (ojo) o Información Detallada (i).
Botón de la filaQué hace
Ojo · ConsultarMuestra la captura completa.
i · Información DetalladaMuestra el detalle de la reserva capturada.
˄ · Pasar al ServicioCrea un servicio con esa línea de la captura (un billete o una reserva).
˄˄ · Pasar al Servicio por LocalizadorCrea los servicios de todas las líneas con el mismo Localizador.
˄˄G · Pasar al Servicio por Localizador GDSCrea los servicios de todas las líneas con el mismo Localizador Gds (toda la reserva del GDS).
Papelera · BorrarElimina la captura de la lista. No borra la reserva en el GDS ni en el proveedor.
Datos que trae la capturaTipo, Proveedor, Localizador, Emisión, Billete, Pax, Nombre, UATP, Importe, Divisa, % Comisión, Tasas, Tarjeta, Trayecto, Coste, % Impuesto, Vendedor, Fecha Inicio Servicio y Fecha Fin Servicio, Billete original, Importe Penalty, Gastos de Gestión, Descuento, Fecha Captura, Código IATA, Compañía, Localizador Gds y Producto, entre otros. Con Mostrar/Esconder columnas eliges cuáles ver.
Error típicoLas flechas salen en grisEsa captura no se puede pasar a servicio desde aquí. Abre Información Detallada para revisar sus datos y, si falta algo, da de alta el servicio a mano con Alta rápida servicio.
Alta de servicios

Alta rápida servicio (R+)

Para qué sirve

Crear un servicio en segundos eligiendo solo titular, proveedor, producto, tipo de producto y destino, y completar el resto después.

Cuándo usarlo

Cuando la reserva no se puede capturar (hotel o actividad sin integración, servicio propio) o necesitas reservar el hueco del servicio antes de tener todos sus datos.

Tarea: crear rápidamente un servicio de hotel. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Servicios pulsa R+. El Titular viene del expediente; cámbialo con … si el servicio es de otro titular.
  2. Pulsa … en Proveedor, Producto y Tipo Producto y elige cada uno de la lista.
  3. Elige el Destino con su botón ….
  4. Pulsa Aceptar. El servicio aparece en la pestaña Servicios; ábrelo con Editar para completar importes, fechas y localizador.
AtenciónCompleta el servicio antes de facturarAlta rápida solo pide los cinco datos de la ventana. Antes de facturar, abre el servicio con Editar y revisa el importe, el coste, las fechas y el localizador.
Ficha del expediente

Pestaña Cobros

Para qué sirve

Registrar lo que paga el cliente (anticipos y cobros), imprimir recibos, generar enlaces de pago y gestionar devoluciones.

Cuándo usarlo

Cada vez que el cliente paga o hay que devolverle dinero. El Pendiente de la cabecera se actualiza con cada cobro.

Tarea: registrar un cobro y emitir su recibo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Elige qué cobros ver: Ver cobros factura (cobros de facturas) y Ver cobros rembolsados.
  2. Pulsa Alta Cobro (+) para registrar un cobro, Alta Enlace para crear un enlace de pago o Solicitud Devolucion (D+) para pedir una devolución.
  3. En la fila: Copia Recibo (impresora), Información Cancelaciones (i) y el menú ⋮ con Ver Asiento, Reembolso, Permitir Reembolso y Cambiar cobro.
ColumnaQué indica
ReciboNúmero de recibo del cobro.
TipoForma de cobro (por ejemplo, METALICO).
Anticipo√ si el cobro es un anticipo.
ReembolsoSi el cobro es un reembolso al cliente.
Error típicoUn cobro negativo descuadra el pendienteLas devoluciones aparecen como importes negativos. Si el pendiente no cuadra, activa Ver cobros rembolsados para ver todos los movimientos.
Ficha del expediente

Pestaña Facturas

Para qué sirve

Ver las facturas emitidas del expediente, sus totales y pendientes, y sacar copias, FacturaE, abonos o refacturaciones.

Cuándo usarlo

Después de facturar, para enviar copias al cliente o corregir una factura con un abono.

Tarea: sacar una copia o corregir una factura. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Revisa los totales: Total Facturado, Total Cobrado Facturas y Total Pendiente Facturas.
  2. Activa Mostrar Facturas Anuladas / Abonos para ver también las anuladas y los abonos.
  3. En la fila: Información Detallada (i), Copia Factura (impresora), FacturaE (E), Abonar Factura (flecha roja) y Refacturar (R).
ImportanteUna factura emitida no se borraPara corregirla, usa Abonar Factura (genera el abono) o Refacturar, y vuelve a emitirla con los datos correctos. Las facturas nuevas se emiten con el botón Factura de la barra de la ficha.
Ficha del expediente

Pestaña Albaranes

Para qué sirve

Ver y emitir los albaranes del expediente y saber si ya se han facturado.

Cuándo usarlo

Con clientes a los que se entrega albarán y se factura más tarde, normalmente de forma agrupada.

Tarea: emitir un albarán. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Activa Mostrar Albaranes Anulados / Abonos para incluirlos en la lista. La columna Factura indica en qué factura se ha incluido cada albarán.
  2. Pulsa + (Alta) para emitir un albarán.
Ficha del expediente

Notas e Información General

Para qué sirve

Notas guarda texto libre del expediente. Información General muestra el beneficio previsto y real y cómo se reparte el importe entre productos.

Cuándo usarlo

Notas, para dejar instrucciones al resto del equipo. Información General, para revisar la rentabilidad antes de cerrar el expediente.

Tarea: revisar la rentabilidad del expediente. Se han omitido las bases imponibles y los impuestos previstos y reales. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Desglose Beneficio, compara los valores previstos con los reales: coste, base imponible, impuesto, beneficio y % de beneficio.
  2. En Composición Por Productos, comprueba qué parte del importe corresponde a cada producto.
CampoQué indica
Previsto / RealPrevisto parte del coste previsto de los servicios; Real, del coste real registrado.
% Impuesto BeneficioImpuesto que se aplica sobre el beneficio.
Descuento · Comisión CedidaDescuentos aplicados y comisión cedida al cliente, que reducen el beneficio.
Usuario AperturaUsuario que abrió el expediente.
Pestaña NotasContiene un único campo Notas de texto libre. Lo que escribas se guarda al pulsar ✓ (Guardar) en la barra de la ficha.
Criterio

Buenas prácticas

Guarda tus filtros

Guarda las búsquedas que repites (pendientes de cobro, sin facturar…) y expórtalas para no perderlas al cambiar de equipo.

Captura antes que teclear

Da de alta con P+ todo lo que venga de un GDS o proveedor integrado: billetes, tasas y comisiones llegan sin errores.

Titulares antes que servicios

Si el viaje se factura a varios titulares, añádelos antes de crear los servicios y asígnalos con Cambiar titular servicios.

Revisa el beneficio real

Antes de cerrar, compara previsto y real en Información General: una diferencia indica facturas de proveedor pendientes o costes mal cargados.

Antes de cerrar un expediente
  • Todos los servicios están confirmados y entregados.
  • El pendiente de la cabecera es cero o está justificado.
  • Las facturas y albaranes están emitidos al titular correcto.
  • No quedan avisos en amarillo sobre la cabecera.
  • El beneficio real coincide con lo esperado.
Soporte

Problemas frecuentes

No encuentro un expediente en el listado.Revisa el panel Filtros: por defecto solo muestra los abiertos del año en curso. Amplía Desde Fecha Apertura, marca Cerrados o Anulados, o pulsa el embudo tachado para quitar todos los filtros.
Faltan botones en la ficha.Has abierto el expediente con Consultar (ojo). Sal y ábrelo con Editar (lápiz).
No veo las pestañas Servicios, Cobros…El expediente es nuevo y no se ha guardado. Pulsa ✓ (Guardar).
No encuentro mi reserva en Alta Servicios Desde PNR.Puede que no se haya capturado o que ya se pasara a servicio. Captúrala con su localizador o activa Muestra Pnr Capturados.
Un servicio no aparece.Está facturado o anulado: activa Ver Facturados y Ver Anulados en la pestaña Servicios.
He perdido mis filtros guardados.Se guardan en el navegador. Importa el archivo exportado con Importar filtros; si no lo tienes, vuelve a crearlos y expórtalos.
Los cambios no se han guardado.Comprueba que saliste con ✓ (Guardar) y no con ✗ (Salir sin Guardar Cambios), y que los campos en amarillo están completos.
¿Sigue sin funcionar?Contacta con el soporte de Pipeline Software por el canal habitual de tu contrato e indica el número de expediente, la pestaña y el botón con el que ocurre, y el mensaje que aparece en pantalla.