Orbis Web · Configuración
Versión 2026.10

Configuración inicial de una agencia nueva en Orbis Web

Todo lo que hay que parametrizar para empezar a trabajar: datos fiscales, facturación, contabilidad, usuarios, capturas de GDS, Renfe y mayoristas, y envíos a SES Hospedajes. Para el administrador de la agencia y el equipo de implantación.

Conceptos básicos

Qué es la configuración inicial

Una agencia nueva solo factura, contabiliza y captura bien si antes se han cargado sus datos fiscales, series, cuentas y usuarios. El Asistente de configuración inicial de Orbis Web reúne esos ajustes en 13 pasos guiados, y la Configuración Sucursal completa lo que depende de cada oficina, como las capturas de GDS, Renfe y mayoristas.

BloqueDónde se configuraQué deja listo
Empresa y facturaciónConfiguración › Asistente de configuración inicial (pasos 1–10)Datos fiscales, sucursal, correo de envío, logo, series, subcuentas, bancos, cobros, impuestos y ajustes fiscales.
Catálogos y personasAsistente, pasos 11–13Productos, cajas y usuarios con sus permisos.
CapturasConfiguración › Sucursales › (sucursal) › CapturasLectura automática de reservas de GDS, Renfe y Ouigo/Iryo, y claves de mayoristas por usuario.
SES HospedajesAsistente, paso 10, y Enlaces › SES HospedajeCredenciales del Ministerio del Interior y envío de los servicios de alojamiento.
Empresa, sucursal y usuarioLa empresa es la sociedad que factura; cada sucursal es una oficina con sus contadores, capturas y cajas; y cada usuario trabaja dentro de una sucursal. Configura en este orden: empresa, sucursal, usuarios.
ImportanteTen a mano los datos antes de empezarNIF y razón social, datos del servidor de correo (SMTP), logotipo en JPG o PNG, plan de cuentas del programa contable, bancos, credenciales de los GDS y mayoristas, y el código de arrendador, usuario y contraseña de SES Hospedajes.
Procedimiento común

Los 5 pasos para dejar la agencia lista

Abre el asistenteMenú Configuración › Asistente de configuración inicial.
Recorre los 13 pasosAvanza con la flecha Siguiente o salta con el contador de pasos (ventana Ir al paso).
Pulsa FinalizarAl terminar el paso 13, pulsa Finalizar en la barra superior.
Configura las capturasConfiguración › Sucursales › tu sucursal › Capturas, y las claves de mayoristas de cada usuario.
Comprueba SES HospedajesRevisa en Enlaces › SES Hospedaje › Servicios Pendientes que los alojamientos aparecen para enviar.
Tarea: moverte por los pasos del asistente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa el contador 5 / 13 para abrir la ventana Ir al paso.
  2. Usa las flechas Anterior y Siguiente para avanzar o retroceder un paso; el botón ? abre la ayuda.
  3. En Paso elige el paso al que quieres ir y pulsa Ir al paso.
  4. Cuando hayas revisado todos los pasos, pulsa Finalizar.
AtenciónEl asistente valida cada paso antes de salirSi un paso tiene un error (por ejemplo, dos series iguales), no podrás avanzar ni saltar a otro paso hasta corregirlo. El mensaje marca en rojo los campos afectados.
Encuentra tu ajuste

¿Qué quieres hacer?

No hay ningún apartado con ese término. Prueba con otra palabra.

Paso 1 de 13

Datos de la empresa

Para qué sirve

Guarda los datos fiscales que salen en facturas, libros de IVA y envíos electrónicos (SII, Verifactu, Facturae).

Cuándo usarlo

Al dar de alta la agencia y cada vez que cambie la razón social, el domicilio fiscal o la divisa.

Tarea: cargar los datos fiscales de la agencia. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Escribe la razón social en Agencia tal y como figura en el NIF. Los campos amarillos son obligatorios.
  2. Escribe el NIF y pulsa el icono de validación que hay a su derecha para comprobarlo.
  3. Revisa la Divisa de la aplicación: es la moneda en la que se contabiliza.
  4. Marca Tratar como persona física / autónomo (Facturae) solo si el titular es un autónomo; se piden entonces Nombre, Primer apellido y Segundo Apellido.
  5. Marca Copiar estos datos a la primera sucursal para no repetirlos en el paso 2.
CampoQué hace
Registro MercantilTexto legal de inscripción que se imprime en las facturas.
La agencia tiene sede social en EspañaDesmárcala solo si la sociedad está domiciliada fuera de España.
Error típicoEl NIF no se validaSuele ser un NIF con espacios o guiones. Escríbelo seguido, sin separadores (B12345678), y vuelve a pulsar el icono de validación.
Paso 2 de 13

Información general de la sucursal

Para qué sirve

Define la oficina principal (sucursal 0): su nombre interno, el nombre comercial que ve el cliente y los datos de contacto que salen en los documentos.

Cuándo usarlo

Siempre en una agencia nueva. Si marcaste la copia en el paso 1, solo tienes que revisar los datos.

Tarea: completar los datos de la primera sucursal. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Escribe el Nombre de sucursal (obligatorio): es el nombre con el que la verás en los listados y filtros.
  2. Escribe el Nombre Comercial con el que la oficina se presenta a sus clientes.
  3. Revisa el Email de la sucursal: es la dirección de contacto que verán los clientes.
Más sucursalesLas sucursales adicionales se gestionan desde Configuración › Sucursales. Cada una tiene su propia Configuración Sucursal (capturas, contadores, cajas…).
Paso 3 de 13

Correo electrónico (SMTP)

Para qué sirve

Permite que Orbis Web envíe facturas, bonos, presupuestos y avisos desde la cuenta de correo de la agencia.

Cuándo usarlo

Al empezar y cada vez que cambies de proveedor de correo o de contraseña.

Tarea: configurar el servidor de correo para enviar documentos. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Correo remitente escribe la dirección desde la que saldrán los envíos.
  2. Rellena Servidor SMTP, Usuario SMTP y Clave SMTP con los datos que te facilite tu proveedor de correo.
  3. Indica el Puerto SMTP y marca Usar SSL/TLS si el servidor usa conexión cifrada (lo habitual en el puerto 465).
  4. Escribe un Correo de prueba y pulsa Enviar correo de prueba (el botón del sobre de la barra superior) para comprobar la configuración.
Servidor: smtp.viajesejemplo.es · Puerto: 465 · SSL/TLS: sí
Error típicoLa prueba de correo fallaRevisa el usuario y la clave, y que el puerto coincida con el cifrado (465 con SSL/TLS; 587 suele usar STARTTLS). Muchas cuentas de Microsoft 365 o Gmail exigen una contraseña de aplicación.
Paso 4 de 13

Logos y cabecera de documentos

Para qué sirve

Define la cabecera de facturas y documentos: el logotipo y el bloque de texto con los datos de la agencia.

Cuándo usarlo

Al empezar y cuando cambie la imagen corporativa o los datos de contacto.

Tarea: poner el logotipo y la cabecera de las facturas. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Logo de la agencia pulsa Examinar y elige la imagen. Formatos permitidos: JPG y PNG.
  2. Edita Datos de la agencia: una línea por cada dato. Puedes cambiar tamaño, tipo de letra y color.
  3. Marca Guardar en todas las sucursales si todas las oficinas usan la misma cabecera.
  4. Pulsa Vista previa en una factura y arrastra el logo y el bloque de datos a la posición que quieras dentro de la cabecera.
Consejo de imagenUsa un PNG horizontal con fondo blanco o transparente y buena resolución; se verá nítido tanto en pantalla como impreso.
Paso 5 de 13

Series de facturación

Para qué sirve

Asigna un prefijo distinto a cada tipo de factura y decide cómo se numeran (mensual, extendida, contador único).

Cuándo usarlo

Antes de emitir la primera factura. Cambiarlas después afecta a la correlatividad, así que decídelas con tu asesor fiscal.

Tarea: definir las series de facturación. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Escribe el prefijo de cada tipo de factura: directa, de comisión, periódica, simplificada, de Real Decreto (régimen especial) y de suplidos, cada una con su abono.
  2. Rellena también las dos series rectificativas (los campos sNuevaSerieFacturaRectificativa y sNuevaSerieFacturaRectificativaSimplificada), aunque todavía no vayas a usarlas.
  3. Marca Permitir facturas rectificativas si vas a corregir facturas con rectificativas en lugar de abonos.
  4. Marca Contador de facturas único para todas las sucursales si todas las oficinas comparten numeración y elige en Sucursal del contador único la que lo lleva.
OpciónEfecto
Numeración mensualReinicia la numeración cada mes.
Contador de facturas único…Una sola numeración para todas las sucursales.
SU · FU · FD · FDA · A · RA · G · H · SP · SPR · SPA · SPRA · SPS · SPF · SA · SB · R · RS
Error típico«Hay series repetidas: no puede haber dos series de facturación con el mismo valor»Dos campos tienen el mismo valor, o los dos campos de series rectificativas están vacíos (vacío cuenta como valor repetido). Rellena cada campo marcado en rojo con un prefijo distinto y pulsa Aceptar; hasta corregirlo no podrás salir del paso.
Paso 6 de 13

Nivel de subcuenta

Para qué sirve

Adapta la longitud de las subcuentas contables de Orbis Web a la del programa de contabilidad de la agencia.

Cuándo usarlo

Al empezar, si tu programa contable usa un número de dígitos distinto de 8. Si coincide, deja el paso como está.

Tarea: ajustar los dígitos de las subcuentas contables. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Comprueba en Dígitos Configurados la longitud actual de las subcuentas.
  2. Elige Aumentar digitos o Reducir digitos.
  3. Indica el Número de digitos que se añaden o quitan y la Posición digitos donde se insertan o eliminan.
  4. Pulsa Comprobar y revisa los ejemplos de Ejemplo subcuenta tras el cambio.
  5. Si el resultado es correcto, pulsa Cambiar.
ImportanteCambia los dígitos antes de contabilizarEl cambio afecta a todas las subcuentas existentes. Hazlo con la base de datos vacía o recién creada y comprueba siempre los ejemplos antes de pulsar Cambiar.
Pasos 7 y 8 de 13

Bancos y tipos de cobro

Para qué sirve

Registra los bancos de la agencia y las formas de cobro (metálico, tarjeta, UATP, transferencia…) con la subcuenta en la que se contabiliza cada una.

Cuándo usarlo

Al empezar y cada vez que abras una cuenta bancaria o aceptes un medio de pago nuevo.

Tarea: dar de alta los bancos de la agencia. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.
Tarea: revisar las formas de cobro y su contabilización. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el paso 7, pulsa + para dar de alta cada banco con su entidad y su cuenta contable (grupo 572).
  2. Usa el lápiz para corregir un banco existente o desactivarlo.
  3. En el paso 8, pulsa + para crear un tipo de cobro: nombre, tratamiento (metálico, talón, tarjetas, UATP…) y subcuenta.
  4. En las tarjetas, indica el Dto. Financiero (comisión del datáfono) y la Entidad bancaria donde se abona.
ColumnaQué indica
TratamientoCómo se comporta el cobro: metálico, talón, recibo domiciliado, UATP, tarjetas…
SubcuentaCuenta contable donde se registra el cobro.
Dto. FinancieroPorcentaje que descuenta la entidad (por ejemplo, la comisión de la tarjeta).
Id Movimiento CajaMovimiento de caja asociado al cobro.
Tipos de cobro de solo consultaAlgunos tipos, como CANCELACION ANTICIPO o COBRADO FACTURA, muestran el icono del ojo en lugar del lápiz y la papelera desactivada: se pueden consultar, pero no modificar ni borrar.
Paso 9 de 13

Tipos de impuesto

Para qué sirve

Mantiene la tabla de tipos de IVA (o del impuesto que corresponda) que podrás elegir en los servicios y facturas.

Cuándo usarlo

Al empezar, para comprobar que los tipos vigentes están activos, y cuando cambie algún tipo legal.

Tarea: revisar los tipos de impuesto disponibles. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Revisa que los tipos que vas a usar están marcados como activos; si uno cambia de porcentaje, edítalo con el lápiz.
Canarias, Ceuta, Melilla y AndorraEl impuesto general (IGIC, IPSI o IGI) se elige en el paso 10, en Otros impuestos aplicables.
Paso 10 de 13

Configuraciones varias

Para qué sirve

Reúne los ajustes fiscales y contables de la agencia, las credenciales de SES Hospedajes y el texto legal de protección de datos que se imprime en facturas.

Cuándo usarlo

Al empezar y cuando cambies de programa contable, de criterio fiscal o del texto RGPD. Decide los valores con tu asesor.

Tarea: ajustar impuestos, contabilidad, SES Hospedajes y texto RGPD. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Otros impuestos aplicables elige I.V.A. - Unión Europea, I.G.I.C. - Canarias, I.G.I. - Andorra o I.P.S.I. - Ceuta/Melilla.
  2. Elige el Programa contable al que exportarás los asientos (A3 CON, ContaPlus, SAGE 200, Holded…).
  3. Indica los impuestos por defecto: Iva Comisión, Impuesto Servicio, Impuesto Tasas e Impuesto Grupo, y marca las casillas de afectación que correspondan.
  4. Revisa el % Beneficio (Régimen Especial) que se aplica por defecto en el régimen especial de agencias de viajes.
  5. Rellena el bloque SES Hospedajes (ver Credenciales SES).
  6. Elige el Idioma del texto legal (RGPD), escribe el texto y pulsa Guardar texto. Repite por cada idioma en el que emitas facturas.
CasillaQué hace cuando está marcada
Comisión AfectaLa comisión de los servicios lleva impuesto.
Igualar régimen serviciosAplica a las tasas el mismo régimen de impuesto que al servicio.
Cargo por Emisión / Gastos de Gestión Afecto ImpuestoEstos cargos llevan impuesto.
Imprimir el texto de la Ley de Protección de Datos en facturaAñade el texto RGPD al pie de las facturas.
Activar la sobrecomisión en la agenciaHabilita la sobrecomisión en los servicios.
Mostrar el importe cobrado y pendiente en la factura detalladaLa factura detallada muestra lo cobrado y lo pendiente.
Pasos 11 y 12 de 13

Productos y cajas

Para qué sirve

Los productos clasifican los servicios (aéreo, alojamiento, cruceros…) y llevan las subcuentas de venta y compra; las cajas recogen los cobros en efectivo de cada puesto.

Cuándo usarlo

Al empezar: revisa que las subcuentas de los productos encajan con tu plan contable y crea una caja por mostrador o por usuario.

Tarea: revisar las subcuentas de cada producto. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.
Tarea: crear las cajas de la oficina. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el paso 11, edita cada producto con el lápiz y comprueba sus subcuentas de régimen general (R. General), especial (R. Especial) y de venta y compra.
  2. En el paso 12, pulsa + para crear cada caja con su nombre y su subcuenta. Después la asignarás a los usuarios en el paso 13.
Paso 13 de 13

Usuarios, grupos y permisos

Para qué sirve

Da de alta a cada persona que trabajará en Orbis Web, con su sucursal, mesa y grupo (permisos), y le asigna cajas y claves de mayoristas.

Cuándo usarlo

Al empezar y cada vez que entre o salga alguien de la agencia.

Tarea: crear los usuarios y abrir sus opciones. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Usuarios, pulsa + para crear un usuario y asígnale sucursal, mesa y grupo.
  2. En la pestaña Grupos define los perfiles de permisos (por ejemplo, Administración y Ventas) antes de asignarlos.
  3. Pulsa los tres puntos del usuario para abrir su menú.
  4. Elige Claves Capturas Mayoristas para guardar sus claves de proveedores (ver Claves de capturas de mayoristas).
  5. Elige Configuración Cajas para asignarle las cajas creadas en el paso 12.
ColumnaQué indica
MesaPuesto o mesa de trabajo del usuario.
Inter-mesaPuede ver el trabajo de otras mesas.
Inter-sucursalPuede trabajar con datos de otras sucursales.
Duplicar UsuarioPara crear varios usuarios con los mismos permisos, configura uno y usa Duplicar Usuario.
Capturas

Configuración general de capturas

Para qué sirve

Decide cómo se pasan a los expedientes los datos que llegan por captura (PNR de GDS, mayoristas y Lleego): fechas, comisiones, localizadores y producto.

Cuándo usarlo

Una vez por sucursal, antes de empezar a capturar.

Tarea: fijar el comportamiento general de las capturas de la sucursal. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Entra en Configuración › Sucursales, elige la sucursal y despliega Capturas › Configuración General.
  2. En Traspasar comisión mayoristas elige No traspasar comisión, Preguntar cada vez o Traspasar siempre.
  3. Marca Pre-selección automática del producto proveedor para que el servicio capturado tome el producto del proveedor sin preguntar.
  4. En Modo por defecto para pasar el PNR al servicio en el alta automática elige qué dato del PNR identifica el servicio: Localizador Pnr, Billete, Localizador Gds o Pasajero. Guarda con el botón ✓.
BotónQué hace
✓Guarda los cambios de la pantalla.
✕Cierra la pantalla sin guardar.
Después de configurarEl trabajo diario con lo capturado (ventana Capturas, Control de PNR y alta automática de expedientes) se explica en Capturas de PNR y alta automática.
Capturas

PNR compartidos

Para qué sirve

Permite que los usuarios de una sucursal vean y usen los PNR capturados en otras sucursales.

Cuándo usarlo

Solo si la agencia tiene varias oficinas que trabajan reservas en común (por ejemplo, un departamento central de emisión).

Tarea: compartir los PNR capturados entre sucursales. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa + para crear una regla.
  2. Indica la Sucursal del usuario que verá los PNR y la Sucursal que comparte sus PNR. Crea una fila por cada pareja.
Capturas

GDS: Amadeus, Galileo, Sabre y Worldspan

Para qué sirve

Activa la lectura automática de los ficheros de emisión de cada GDS (AIR de Amadeus, MIR de Galileo, IUR de Sabre…) para crear los servicios aéreos sin teclearlos.

Cuándo usarlo

Al dar de alta la agencia, en cada sucursal que emita billetes, y al contratar un GDS nuevo.

Tarea: fijar las reglas comunes a todos los GDS. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.
Tarea: activar y ajustar la captura de Amadeus. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.
Tarea: activar la captura de Sabre. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En GDS › Configuración General, elige el Tratamiento Comisión Capturas GDS (No traspasar comisión, Preguntar cada vez o Traspasar siempre).
  2. En Cobro en captura UATP decide si el cobro se introduce automáticamente, no se introduce o se pregunta. Guarda con ✓.
  3. En Amadeus, marca Activar captura de Savia/Amadeus.
  4. Indica el Código sucursal para asignar los billetes: la sucursal a la que irán los billetes capturados.
  5. En Máscara Ficheros Savia/Amadeus elige el tipo de fichero que envía tu oficina: AIR, ZOM u OTROS (en OTROS escribe el texto en Texto para tipo máscara "otros"). Guarda con ✓.
  6. En Sabre, marca Activar captura de Sabre (y Capturar los CE a partir del PVP si procede).
  7. Escribe el Código Sabre sucursal y, si hace falta, añade en la tabla los Travel Type con su tipo de servicio. Guarda con ✓.
GDSQué se configura
Amadeus (Savia)Activación, sucursal de los billetes, RP largo, máscara de ficheros, cliente de control de PNR y casillas de tasas OB, destino y billetes a cero.
GalileoSolo la casilla Activar captura de Galileo.
SabreActivación, CE desde el PVP, sucursal de lectura, código Sabre y tabla de Travel Types.
WorldspanSolo la casilla Activar captura de WorldSpan.
ImportanteActivar la captura no bastaAdemás de la casilla, el GDS tiene que enviar los ficheros de emisión de tu oficina a Orbis Web. Al contratar la captura, pide a soporte de Pipeline que confirme que la recepción de ficheros de tu GDS está activa.
Error típicoLos billetes se capturan en otra sucursalRevisa el Código sucursal para asignar los billetes (Amadeus) o el Código Sabre sucursal, y la casilla Forzar la sucursal PNR a sucursal Cliente del PNR de la Configuración General de GDS.
Capturas

Renfe, Iryo y Ouigo

Para qué sirve

Captura los billetes de tren: Renfe por RVR y los billetes en PDF de Renfe, Iryo y Ouigo, asignando cada uno a su proveedor.

Cuándo usarlo

Si la agencia vende tren. Antes, da de alta los proveedores Renfe, Iryo y Ouigo en Gestión › Proveedores (ver Proveedores).

Tarea: activar la captura de billetes de tren. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Renfe › RVR, marca Activar RENFE RVR y, si quieres, Capturar tasas en Renfe RVR.
  2. Elige el Proveedor Renfe (y el Proveedor IRYO si capturas Iryo por RVR) y guarda con ✓. En Renfe › PDF marca Activar Renfe PDF, Activar Iryo PDF o Activar Ouigo PDF y elige el proveedor de cada uno.
Capturas

Claves de capturas de mayoristas

Para qué sirve

Guarda el usuario y la contraseña de cada mayorista para que Orbis Web pueda importar sus reservas (autocapturas) en los expedientes.

Cuándo usarlo

Al crear cada usuario y cuando un mayorista te cambie las claves.

Tarea: guardar las claves de un mayorista para las autocapturas. Se muestran solo algunos proveedores y sus nombres en texto, no sus logotipos. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Abre Configuración › Asistente, paso 13 (o el listado de Usuarios), pulsa los tres puntos del usuario y elige Claves Capturas Mayoristas. Selecciona el proveedor en la lista.
  2. Escribe el Usuario Mayorista y el Password Mayorista que te ha dado el proveedor.
  3. Pulsa Grabar datos para el usuario actual, o uno de los botones grises para aplicar las mismas claves a todos los usuarios de la sucursal o de la aplicación.
Claves compartidasSi la agencia trabaja con un único usuario por mayorista, graba las claves una vez con Grabar datos para todos los usuarios de la aplicación. Cada usuario también puede abrir esta ventana desde su menú Configuración usuario (arriba a la derecha) › Claves Capturas Mayoristas. Con Lleego puedes usar sus claves para todos marcando Usar el usuario de Lleego para coger las claves para las AutoCapturas de Mayoristas en la configuración general de capturas.
Error típicoNo se captura la reserva del mayoristaComprueba que las claves están grabadas para el usuario que hizo la reserva y que no han caducado en la web del proveedor.
Capturas

Reservas externas (Autoexpebooking)

Para qué sirve

Integra en expedientes las reservas que llegan en ficheros desde canales externos (por ejemplo, la web de la agencia), buscando o creando el cliente automáticamente.

Cuándo usarlo

Solo si la agencia tiene contratada la integración de reservas externas. Los datos de conexión se configuran en Datos Conexión.

Tarea: ajustar la integración de reservas externas. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En Enlaces Externos › Autoexpebooking › Configuración General, elige la Máscara ficheros integración que usan tus ficheros.
  2. En Tipo búsqueda cliente elige cómo se localiza el cliente: por Email, Email y NIF, NIF o Teléfono.
  3. Marca Activar Log mientras haces las primeras pruebas y guarda con ✓. El resultado se consulta en Listados › Log Integraciones Externas.
000_431.VIA
AtenciónLa integración se lanza al abrir la pantallaAl entrar en Utilidades › Integración Reservas Ext. se inicia el proceso de integración y se muestra su estado (Exptes Procesados, Fichero en proceso, Fase). Ábrela solo cuando quieras integrar.
SES Hospedajes

Credenciales de SES Hospedajes

Para qué sirve

Conecta Orbis Web con la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior para comunicar las reservas de alojamiento que intermedia la agencia.

Cuándo usarlo

Antes de empezar a vender alojamiento. Las credenciales se obtienen al darse de alta la agencia en SES.HOSPEDAJES.

Tarea: guardar las credenciales de SES Hospedajes. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el paso 10 del asistente, escribe el Código de arrendador que te asigna SES.HOSPEDAJES al registrarte.
  2. Escribe el Usuario del servicio web de SES.
  3. Escribe la Contraseña; puedes mostrarla con el icono del ojo para comprobarla.
  4. Pulsa Finalizar para guardar la configuración.
Qué es SES.HOSPEDAJESEs la plataforma del Ministerio del Interior en la que, según el Real Decreto 933/2021, los establecimientos de hospedaje y los intermediarios, entre ellos las agencias de viajes, comunican los datos de las reservas. Consulta los plazos y los datos obligatorios en la información oficial del Ministerio.
Error típicoLos envíos se rechazan por credencialesRevisa que el código de arrendador tenga todos sus dígitos (con los ceros de la izquierda) y que el usuario y la contraseña sean los del servicio web de SES, no los de acceso personal a la sede electrónica.
SES Hospedajes

Envíos a SES Hospedajes

Para qué sirve

Lista los servicios de alojamiento (tipo H) pendientes de comunicar, los envía a SES y guarda el resultado de cada comunicación.

Cuándo usarlo

A diario, o cada vez que confirmes, modifiques o anules una reserva de alojamiento.

Tarea: enviar a SES los alojamientos pendientes. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.
Tarea: consultar el resultado de cada comunicación. La fila es un ejemplo ilustrativo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Abre Enlaces › SES Hospedaje › Servicios Pendientes y usa Filtros para acotar por fechas o expediente.
  2. Pulsa Enviar datos a SES (botón de la flecha o Acciones › Enviar datos a SES).
  3. Si un servicio da error, pulsa el lápiz: se abre el expediente en otra pestaña para completar los datos (viajeros, fechas, alojamiento) y volver a enviarlo.
  4. Consulta en Envios Respuesta los envíos pendientes de respuesta (botón de recargar) y en Histórico SES Hospedaje el estado, el lote y el código de comunicación de cada envío.
ColumnaQué indica
Exp / GrpExpediente o grupo al que pertenece el servicio.
TipoTipo de servicio; H corresponde a hospedaje.
FISFecha del servicio.
EstadoSituación del envío: No enviado, enviado, con error…
Error SESMensaje de rechazo devuelto por SES.
Error típicoEl servicio no aparece en Servicios PendientesComprueba que el servicio del expediente es de alojamiento y que el listado no tiene un filtro aplicado. El botón del embudo tachado quita los filtros.
Criterio

Buenas prácticas

Decide antes con tu asesor

Series, dígitos de subcuenta, régimen especial y programa contable son difíciles de cambiar una vez hay facturas. Acuérdalos antes de la primera emisión.

Prueba con un expediente

Antes de abrir al público, crea un expediente de prueba, factúralo, envíalo por correo y revisa el asiento contable.

Una caja y unas claves por usuario

Asignar cajas y claves de mayoristas por usuario facilita los cuadres y saber quién hizo cada reserva.

Revisa SES a diario

Mira cada día Servicios Pendientes y el Histórico para corregir a tiempo los envíos rechazados.

Antes de empezar a trabajar
  • El NIF de la agencia está validado y los datos fiscales coinciden con la escritura.
  • El correo de prueba ha llegado correctamente.
  • La vista previa de la factura muestra bien el logo y los datos.
  • Ninguna serie de facturación está repetida ni vacía.
  • Bancos, tipos de cobro y cajas tienen su subcuenta.
  • Cada usuario tiene grupo, caja y claves de mayoristas.
  • La captura de cada GDS contratado está activada en su sucursal y ya llegan billetes.
  • Las credenciales de SES Hospedajes están guardadas y el primer envío aparece en el histórico.
Soporte

Problemas frecuentes

No puedo pasar del paso 5 del asistente.Hay series repetidas o vacías. Rellena con prefijos distintos los campos marcados en rojo, incluidas las dos series rectificativas.
Los correos no salen.Revisa servidor, puerto, SSL/TLS, usuario y clave en el paso 3 y envía un correo de prueba. Algunos proveedores exigen una contraseña de aplicación.
No se capturan los billetes de un GDS.Comprueba que la captura está activada en la sucursal correcta y pide a soporte que confirme que llegan los ficheros del GDS.
Las reservas de un mayorista no entran.Revisa las claves del usuario en Claves Capturas Mayoristas y que siguen siendo válidas en la web del proveedor.
SES rechaza un envío.Lee el mensaje en Error SES o en el Histórico, corrige los datos en el expediente desde el lápiz y vuelve a enviarlo.
Un usuario no ve una opción del menú.Su grupo no tiene ese permiso. Revísalo en Usuarios › Grupos.
¿Sigue sin funcionar?Abre la ayuda con el botón ? de la pantalla o ponte en contacto con el soporte de Pipeline Software por los canales habituales de tu contrato. Indica la sucursal, el usuario, la pantalla y el mensaje de error exacto.