Orbis Web · Gestión
Versión 2026.10

Presupuestos de Grupos: calcula el precio por plaza de un viaje en grupo

Reúne los costes del viaje, aplica tu margen y obtén al momento el precio de venta del grupo y de cada plaza. Cuando el cliente lo acepte, conviértelo en grupo. Pensado para los agentes que preparan viajes de grupo: escolares, de empresa, de asociaciones…

Conceptos básicos

Qué es un presupuesto de grupo

Calcula en una sola ficha cuánto cuesta un viaje en grupo y a qué precio venderlo. Introduces los costes, por ejemplo el autocar, el guía, el hotel o las entradas, y Orbis Web los reparte entre las plazas, aplica el margen y el impuesto, y te da el precio de venta del grupo y por plaza.

Está en Gestión › Presupuestos Grupos. Cuando el cliente acepta el presupuesto, puedes crear el grupo directamente desde él, con Acciones › Alta Grupo.

Costes globales

Son costes del grupo entero, que no dependen de cuántas personas viajen: Transporte, Personal y Otros. Se reparten entre el Nº Plazas.

Costes por plaza

Son costes que paga cada viajero: Comida (comida y alojamiento) e Individual. Su importe es el de una plaza y se multiplica por el Nº Plazas.

Total Costes = Transporte + Personal + Otros + Comida y Alojamiento + Individuales − Bonificaciones ± Correctores B.Bruto = Total Costes × % Margen Beneficio Precio de Venta = Total Costes + B.Bruto IVA Repercutido = impuesto incluido en el B.Bruto (régimen especial: B.Bruto × 21 / 121) Beneficio Neto = B.Bruto − IVA Repercutido Importe Plaza = Importe Grupo ÷ Nº Plazas
ImportanteEn Comida e Individual, indica el coste de una sola plazaEn estas pestañas, el importe de cada línea ya es el coste por persona. Deja Plazas en 1 y pon el precio de una plaza. Si escribes 42 plazas por 260 €, el programa toma 10.920 € como coste de cada viajero.
Procedimiento común

De la idea al grupo en cinco pasos

Crea el presupuestoEn Presupuestos Grupos pulsa +, rellena la pestaña Datos y guarda con ✓.
Añade los costesAl guardar aparecen las pestañas de costes. Añade cada concepto en su pestaña.
Revisa los importesEn Importes ves el total, el margen, el impuesto y el precio de venta del grupo y de cada plaza.
Completa la ofertaEn Gral. escribe qué incluye y qué no, y el itinerario día a día.
Entrega y convierteExporta o imprime el presupuesto para el cliente. Si lo acepta, crea el grupo con Acciones › Alta Grupo.
Encuentra tu tarea

¿Qué quieres hacer?

No hay ninguna tarea con ese término. Prueba con otra palabra.

Módulo

Listado y filtros

Para qué sirve

Muestra los presupuestos de grupo de la agencia y te permite buscarlos, abrirlos para editarlos, consultarlos o borrarlos.

Cuándo usarlo

Para retomar un presupuesto, revisar los de un responsable o localizar los de un periodo.

Tarea: buscar un presupuesto de grupo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa Filtros y acota por Sucursales, fechas de apertura o de modificación, Nombre o Responsable. Pulsa Filtrar. Por defecto se muestran los presupuestos abiertos desde el 1 de enero del año en curso.
  2. Pulsa + para crear un presupuesto nuevo, o usa los botones de columnas, Excel y PDF para personalizar o exportar el listado.
  3. En cada fila, el lápiz abre el presupuesto para editarlo, el ojo lo abre en consulta y la papelera lo borra.
Error típico«No hay datos disponibles»Suele deberse al filtro de fecha de apertura. Quita el filtro con la × de Filtros aplicados o amplía las fechas.
Módulo

Crear el presupuesto: pestaña Datos

Para qué sirve

Define el viaje: nombre, fechas, número de plazas, margen de beneficio y régimen de impuestos. Estos datos son la base de todos los cálculos.

Cuándo usarlo

Al empezar cada presupuesto.

Tarea: crear un presupuesto de grupo. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el listado, pulsa + y escribe el Nombre del presupuesto, por ejemplo el destino y el año.
  2. Indica la Fecha Inicio Servicio y la Fecha Fin Servicio del viaje.
  3. Escribe el Nº Plazas sobre el que se calcula el precio y el % Margen Beneficio. El Responsable se rellena con tu usuario; cámbialo con … si hace falta.
  4. Si quieres, indica el Nº Min. Plazas y el Nº Max. Plazas del grupo y las Nº Plazas Gratuitas (por ejemplo, para los profesores).
  5. Elige el Régimen Ipto. (Especial, Propio General o RG Renuncia REAV) y revisa el Impuesto Reserva y el Impuesto Beneficio (Exento, Afecto o ISP).
  6. Elige el Tipo de Viaje y escribe una Descripción y, si quieres, unas Notas internas.
  7. Pulsa ✓ para guardar. El presupuesto recibe un número y aparecen las pestañas de costes: Transporte, Personal, Otros, Comida, Individual, Bonificaciones, Correctores e Importes.
CampoQué hace
Nº PlazasNúmero de plazas de pago sobre el que se reparten los costes globales y se multiplican los costes por plaza.
% Margen BeneficioPorcentaje que se suma al total de costes para obtener el beneficio bruto y el precio de venta. Por defecto, 21.
Nº Min. / Max. PlazasTamaño mínimo y máximo previsto para el grupo.
Nº Plazas GratuitasPlazas que no pagan, por ejemplo las de los acompañantes.
Régimen Ipto.Régimen de impuestos del viaje. Con Especial (REAV), el IVA se calcula sobre el margen.
Impuesto Reserva / Impuesto BeneficioTipo de impuesto que se aplica y si el beneficio está afecto, exento o con inversión del sujeto pasivo (ISP).
Primero guarda, después añade costesLas pestañas de costes y la de Importes solo aparecen una vez guardado el presupuesto. Hasta entonces, la ficha solo tiene las pestañas Datos y Gral.
Módulo

Añadir los costes

Para qué sirve

Registra cada coste del viaje en su pestaña, con su concepto, su proveedor y su importe. Los importes alimentan el cálculo de la pestaña Importes.

Cuándo usarlo

Después de guardar los datos del presupuesto, a medida que recibes las cotizaciones de los proveedores.

Tarea: añadir el coste del hotel por plaza. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Abre la pestaña del tipo de coste: Transporte, Personal u Otros para los costes del grupo; Comida o Individual para los costes de cada viajero.
  2. Pulsa +. Se abre la ventana de alta (por ejemplo, Alta comida).
  3. Escribe el Concepto, que es obligatorio.
  4. Si quieres, pulsa … junto a Proveedor para asociar el proveedor que te ha cotizado.
  5. Indica Plazas y Precio por Plaza: el Importe se calcula solo (plazas × precio). También puedes escribir el Importe directamente. En Comida e Individual, deja Plazas en 1 y pon el precio de una persona.
  6. Pulsa Aceptar. La línea aparece en el listado de la pestaña, donde puedes editarla, consultarla o borrarla.
PestañaTipo de costeEjemploCómo se calcula
TransporteGlobalAutocar al aeropuerto: 900 €Importe de grupo; por plaza = 900 ÷ 40 = 22,50 €
PersonalGlobalGuía acompañante: 750 €Por plaza = 750 ÷ 40 = 18,75 €
OtrosGlobalSeguro: 42 × 12 € = 504 €Por plaza = 504 ÷ 40 = 12,60 €
ComidaPor plazaHotel media pensión: 260 €Grupo = 260 × 40 = 10.400 €
IndividualPor plazaEntradas a museos: 35 €Grupo = 35 × 40 = 1.400 €
Error típicoEl precio de venta se disparaHas puesto el número de plazas en una línea de Comida o Individual. Edita la línea, deja Plazas en 1 y el precio de una persona.
Módulo

Bonificaciones y factores correctores

Para qué sirve

Bonificaciones resta importes del coste, como descuentos o gratuidades de proveedor. Correctores ajusta el coste con un importe o un porcentaje, por ejemplo un recargo por temporada.

Cuándo usarlo

Cuando un proveedor te hace un descuento por volumen o necesitas ajustar el precio para un tramo de plazas.

Tarea: aplicar un descuento de proveedor al presupuesto. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Bonificaciones (o Correctores), pulsa + y escribe el Concepto.
  2. Indica el Importe del ajuste o, en su lugar, un Porcentaje.
  3. Si el ajuste solo vale para un tramo de tamaño del grupo, indica el Nº Min. Plazas y el Nº Max. Plazas.
  4. Pulsa Aceptar. En Importes, las bonificaciones aparecen en negativo (en el ejemplo, −300,00 €, que son −7,50 € por plaza).
Módulo

Importes y precio de venta

Para qué sirve

Resume el presupuesto: los costes por tipo, el total, el beneficio bruto, el IVA repercutido, el beneficio neto y el precio de venta, para el grupo y por plaza.

Cuándo usarlo

Cada vez que añadas o cambies costes, o quieras ver cómo afecta al precio un cambio en las plazas o en el margen.

Tarea: revisar el precio de venta del grupo y de cada plaza. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Abre la pestaña Importes. Arriba tienes el Nº Plazas y el % Margen Beneficio del presupuesto.
  2. Revisa cada tipo de coste y el Total Costes, en importe de grupo y por plaza.
  3. Consulta el B.Bruto, el IVA Repercutido, el Beneficio Neto y el Precio de Venta. El precio por plaza es el que comunicas al cliente.
ConceptoCálculo con el ejemplo
Total Costes900 + 750 + 504 + 10.400 + 1.400 − 300 = 13.654,00 €
B.Bruto13.654,00 × 21 % = 2.867,34 €
IVA Repercutido2.867,34 × 21 / 121 = 497,64 € (régimen especial, IVA incluido en el margen)
Beneficio Neto2.867,34 − 497,64 = 2.369,70 €
Precio de Venta13.654,00 + 2.867,34 = 16.521,34 € → 16.521,34 ÷ 40 = 413,03 € por plaza
El precio depende de las plazas y del margenLos costes globales se reparten entre el Nº Plazas y el beneficio sale del % Margen Beneficio. Revisa los dos en la pestaña Datos antes de comunicar el precio por plaza.
Módulo

Datos generales e itinerario (pestaña Gral.)

Para qué sirve

Recoge los textos de la oferta para el cliente: el titular, qué incluye y qué no, las observaciones y el programa día a día.

Cuándo usarlo

Antes de imprimir o exportar el presupuesto para el cliente, o de generar el contrato de viaje combinado.

Tarea: redactar los textos de la oferta. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En la pestaña Gral., subpestaña General, pulsa … junto a Titular para elegir el cliente al que va dirigido el presupuesto.
  2. Pulsa el botón de recalcular junto a Nº Días para obtener la duración del viaje.
  3. Escribe qué Incluye y qué No incluye el precio.
  4. Añade las Observaciones que deba conocer el cliente: condiciones, plazos, documentación…
  5. En la subpestaña Itinerario, escribe el programa día a día y guarda con ✓.
AtenciónGuarda antes de recalcular los díasSi el presupuesto todavía no está guardado, el botón de Nº Días muestra un aviso de que debes guardar el registro. Guarda con ✓ y vuelve a pulsarlo.
Módulo

Acciones del presupuesto

Para qué sirve

Entrega el presupuesto al cliente, reutilízalo para otro viaje o conviértelo en grupo cuando el cliente lo acepte.

Cuándo usarlo

Cuando el presupuesto está completo y revisado.

Tarea: elegir una acción sobre el presupuesto. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Con el presupuesto guardado, pulsa Acciones.
  2. Cuando el cliente acepte, elige Alta Grupo para crear el grupo a partir del presupuesto. Después, Ver último grupo creado del presupuesto te lleva a ese grupo.
  3. Para entregar la oferta, usa Exportar a Excel para entregar a cliente o Imprimir.
AcciónQué hace
DuplicarCrea una copia del presupuesto para reutilizarla en otro viaje parecido.
Alta GrupoCrea un grupo a partir del presupuesto aceptado.
Ver último grupo creado del presupuestoAbre el grupo que se creó por última vez desde este presupuesto.
Listado / ImprimirGenera un documento imprimible del presupuesto.
Exportar Presupuesto a ExcelExporta el presupuesto completo, con costes y márgenes, para uso interno.
Exportar a Excel para entregar a clienteExporta una versión pensada para el cliente.
Contrato Viaje CombinadoGenera el contrato de viaje combinado a partir de los datos del presupuesto.
Gestor DocumentalAdjunta y consulta documentos del presupuesto: cotizaciones, condiciones, etc.
ImportanteRevisa el Excel antes de enviarloComprueba que lleves al cliente la exportación «para entregar a cliente» y no la del presupuesto completo, que puede mostrar tus costes y márgenes.
Criterio

Buenas prácticas

Cada coste en su pestaña

Lo que paga el grupo entero va en Transporte, Personal u Otros. Lo que paga cada viajero va en Comida o Individual. Así el reparto por plaza es correcto.

Asocia el proveedor

Indica el proveedor en cada línea: te ayuda a revisar las cotizaciones y a preparar después los servicios del grupo.

Compara escenarios

Usa Duplicar para guardar variantes del mismo viaje, por ejemplo con hotel de 3* o de 4*, sin perder la original.

Nombres claros

Pon en el nombre el destino, el tipo de viaje y el año. Los encontrarás más rápido con el filtro Nombre.

Antes de entregar el presupuesto
  • El número de plazas y el margen de la pestaña Datos son los acordados.
  • Las líneas de Comida e Individual tienen el precio de una sola plaza.
  • El precio por plaza de la pestaña Importes es el que vas a comunicar.
  • Incluye, No incluye e Itinerario están completos.
  • Exportas la versión para entregar a cliente.
Soporte

Problemas frecuentes

No veo las pestañas de costes.El presupuesto todavía no está guardado. Rellena los datos obligatorios de la pestaña Datos y pulsa ✓.
El listado está vacío.Revisa los filtros aplicados, sobre todo Desde Fecha Apertura.
El precio por plaza es demasiado alto.Revisa las líneas de Comida e Individual: deben llevar el precio de una persona, con Plazas en 1.
La línea se guarda con importe 0.Escribe el Precio por Plaza o el Importe y sal del campo antes de pulsar Aceptar, para que se calcule.
No se puede guardar.Falta algún campo obligatorio (en amarillo): Nombre, fechas, Régimen Ipto. o impuestos.
¿Sigue sin funcionar?Contacta con el soporte de Pipeline Software e indica el número del presupuesto, la pestaña en la que estás y una captura del mensaje que ves.