Orbis Web · Gestión Pagos
Versión 2026.11

Prepagos: controla los pagos anticipados a proveedores

Emite un prepago desde el servicio, síguelo hasta que esté pagado y genera sus documentos bancarios. Si el billete se paga con una tarjeta corporativa, Orbis Web crea el prepago por ti. Para el personal de administración y de reservas de la agencia.

Conceptos básicos

Qué es un prepago

Un prepago es un pago que la agencia hace a un proveedor por un servicio antes de recibir su factura. Registrarlo en Orbis Web te permite saber qué está pagado, qué falta por pagar y antes de qué fecha, sin salir del expediente.

Cada prepago está ligado a un servicio de un expediente o de un grupo. Se emite desde el propio servicio y se gestiona en Gestión Pagos › Prepagos, donde también se generan los documentos bancarios con los que se paga.

ConceptoQué significa
CosteLo que cuesta el servicio: el importe de la factura del proveedor o, si todavía no la hay, el coste previsto.
PrepagosSuma de los prepagos ya emitidos para ese servicio.
Importe y PagadoLo que se va a pagar con el prepago y lo que ya se ha pagado con documentos bancarios.
Fecha LímiteDía en que hay que pagar al proveedor como muy tarde.
Tipo y EntidadForma de pago (transferencia, tarjeta, pagaré…) y banco o tarjeta desde el que se paga.
Documento bancarioEl pago real que salda el prepago (transferencia, cargo en tarjeta…).
Con tarjeta corporativa, sin pasos manualesSi capturas un billete pagado con una tarjeta corporativa dada de alta en la configuración, Orbis Web emite el prepago y su documento bancario automáticamente. Lo explicamos en Alta automática con tarjeta corporativa.
Procedimiento común

El ciclo de un prepago en 5 pasos

Abre el servicioEn el expediente, pestaña Servicios, abre el servicio que vas a pagar.
Emite el prepagoPulsa Emitir Prepago (P), revisa importe, fecha límite y forma de pago, y guarda.
LocalízaloEn Gestión Pagos › Prepagos, filtra por pendientes, proveedor o fecha límite.
PágaloGenera el documento bancario desde la fila o para todo el listado.
Cierra el cicloCuando llegue la factura del proveedor, recepciónala: el prepago dejará de salir en Factura Recibida No Recibidas.
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¿Qué quieres hacer?

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Módulo

Emitir un prepago

Para qué sirve

Registra que vas a pagar al proveedor, total o parcialmente, antes de tener su factura.

Cuándo usarlo

Cuando el proveedor exige el pago por adelantado (un hotel, un depósito, una entrada) o quieres programar el pago con una fecha límite.

Tarea: emitir el prepago de un servicio desde el expediente. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo; se han resumido los bloques de cliente, proveedor y servicio.

Paso a paso

  1. Abre el servicio en modo edición y pulsa Emitir Prepago (botón P, también en Acciones). Orbis Web guarda antes el servicio y abre la página del prepago.
  2. Revisa el Coste del servicio y los Prepagos que ya tiene: te dicen cuánto queda por pagar.
  3. El Importe llega propuesto con lo que falta (coste menos prepagos). Cámbialo si vas a hacer un pago parcial.
  4. Indica la Fecha Límite de pago. La Fecha es la de hoy.
  5. Elige el Tipo (forma de pago) y la Entidad. En Notas aparece el IBAN del proveedor; complétalo si hace falta y guarda con ✓.
TipoCuándo elegirlo
TransferenciasPago por transferencia bancaria al IBAN del proveedor. Es la opción que se propone por defecto.
TarjetasPago con una tarjeta de la agencia.
Pagarés, Talones, MetálicoPagos con pagaré, talón o en efectivo.
Recibos DomiciliadosEl proveedor carga el importe en la cuenta de la agencia.
AtenciónCuándo no deja emitir el prepagoOrbis Web no abre el prepago si el servicio está anulado («Servicio anulado»), si ya tiene la factura del proveedor recepcionada («El servicio ya está recepcionado»), si el coste es cero («Importe Cero») o si ya está pagado por completo («El servicio está pagado»).
Módulo

Alta automática de prepago con tarjeta corporativa

Para qué sirve

Cuando capturas un billete pagado con una tarjeta corporativa de la agencia, Orbis Web crea a la vez el prepago y su documento bancario, y marca el servicio como pagado por ese importe.

Cuándo usarlo

Si la agencia paga billetes (aéreos, tren…) con tarjetas propias. Basta con dar de alta cada tarjeta una vez en la configuración.

1. Da de alta la tarjeta corporativa

Tarea: registrar una tarjeta corporativa de la agencia. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Entra en Configuración y, en el menú, abre Tarjetas › Tarjetas Corporativas.
  2. Pulsa + para abrir la ventana Alta Tarjeta.
  3. Elige el Tipo de tarjeta y el Banco al que está asociada (los dos son obligatorios).
  4. Escribe el número en Tarjeta. Si quieres, completa Usuario, Subcuenta, Caducidad y Titular.
  5. Pulsa Aceptar. La tarjeta aparece en el listado con su tipo, banco, caducidad, titular, usuario y subcuenta.

2. Captura el billete: el prepago se crea solo

Captura el PNR en el servicioComo siempre, importa el billete en el servicio del expediente.
Orbis Web reconoce la tarjetaSi el billete trae un importe pagado con tarjeta (UATP) y esa tarjeta está dada de alta como corporativa, se activa el alta automática.
Se crean prepago y documento bancarioEl prepago queda emitido y pagado con un documento bancario de esa tarjeta, sin abrir la página de alta.
El servicio queda pagadoEl campo Importe pagado del servicio toma el importe pagado con la tarjeta.
Dónde comprobarloBusca el prepago en Gestión Pagos › Prepagos filtrando por el proveedor o por Tipo Operación Tarjetas, o abre su documento con Consultar Documentos Bancarios. Para cuadrar después los cargos con el extracto de la tarjeta, usa Conciliaciones › Conciliación Tarjetas Corporativas.
Error típicoEl billete se captura, pero no aparece el prepagoLa tarjeta del billete no está dada de alta en Tarjetas Corporativas, o su número no coincide con el que trae el PNR. Revisa el alta y, para ese servicio, emite el prepago a mano con el botón P.
Módulo

Listado y filtros

Para qué sirve

Reúne todos los prepagos de la agencia para que veas qué hay que pagar, a quién y antes de qué fecha.

Cuándo usarlo

Para preparar los pagos de la semana, revisar lo pendiente de un proveedor o comprobar qué prepagos no tienen todavía factura.

Tarea: ver los prepagos pendientes que vencen en los próximos días. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo; se han omitido algunos filtros y columnas.

Paso a paso

  1. En Gestión Pagos › Prepagos, pulsa Filtros.
  2. Acota por fecha de emisión (Desde Fecha / Hasta Fecha), por vencimiento (Desde Fecha Limite / Hasta Fecha Limite) o por fecha de inicio de los servicios.
  3. Elige el estado en Pagos (Pendientes, Pagados o Todos) y, si quieres, Tipo, Factura Recibida, Proveedor, Tipo Operación o Entidad.
  4. Pulsa Filtrar. Debajo de la barra verás el resumen en Filtros aplicados.
  5. En cada fila tienes el lápiz (editar), el ojo (consultar) y el menú ⋮ con el resto de acciones.
FiltroOpciones
PagosPendientes, Pagados o Todos.
TipoExpedientes, Grupos o Todos: de dónde viene el servicio.
Factura RecibidaNo Recibidas, Recibidas o Todas: si el servicio ya tiene la factura del proveedor.
MostrarTodos, Activos o Inactivos.
NacionalidadTodos, Nacional o Extranjero (del proveedor).
Tipo OperaciónPagarés, Transferencias, Recibos Domiciliados, Tarjetas, Metálico, Talones o Tarjetas Dinámicas.
Proveedor, Usuario, Sucursal, EntidadSelectores múltiples con buscador.
Más columnas disponiblesCon Mostrar/Esconder columnas puedes añadir, entre otras, Contravalor, Divisa, Cambio, Reembolso, Subcuenta Proveedor, Localizador Proveedor, Pax, Titular, Fecha Inicio Servicio, Tipo, Banco, Pasajero e IBAN. Los botones Excel y PDF exportan el listado tal como lo ves.
Módulo

Consultar y editar un prepago

Para qué sirve

Muestra todo el prepago en una ventana: cliente, proveedor, servicio, factura del proveedor y los datos del pago.

Cuándo usarlo

Para comprobar lo pagado, cambiar la fecha límite o la forma de pago de un prepago pendiente o revisar el IBAN de las notas.

Tarea: revisar un prepago ya pagado. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo; se han omitido los bloques Cliente y Proveedor.

Paso a paso

  1. Abre el prepago con el ojo (consulta) o con el lápiz (edición). En la cabecera ves el expediente o grupo y quién lo solicitó.
  2. En Factura Proveedor compruebas si el servicio ya tiene factura; el ojo junto a Factura la abre.
  3. Compara Importe y Pagado: cuando coinciden, el prepago está pagado. En edición, cambia los campos amarillos y guarda con ✓.
¿Por qué no puedo editar?El lápiz aparece desactivado en los prepagos que ya no se pueden modificar, por ejemplo los que ya están pagados. Puedes consultarlos siempre con el ojo.
Módulo

Acciones de cada prepago

Para qué sirve

Desde el menú ⋮ de una fila imprimes el prepago, vas a su expediente o pagas el prepago con un documento bancario.

Cuándo usarlo

Para trabajar con un prepago concreto. Si son muchos a la vez, usa las acciones del listado (ver Documentos bancarios y cartas).

Tarea: pagar un prepago desde su fila. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Pulsa ⋮ al final de la fila.
  2. Copia abre una copia imprimible del prepago; Ir a Expediente / Grupo te lleva a su origen.
  3. Generar Documentos Bancarios crea el pago del prepago; Consultar Documentos Bancarios muestra los que ya tiene.
AcciónQué hace
CopiaAbre en otra pestaña la copia del prepago para imprimir o guardar en PDF.
Ir a Expediente / GrupoAbre el expediente o grupo del servicio.
Consultar Documentos BancariosLista los documentos bancarios del prepago; el ojo de cada uno lo abre.
Generar Documentos BancariosCrea el documento bancario que paga el prepago. Desactivado si ya está pagado.
ReembolsoGestiona la devolución del prepago por parte del proveedor. Solo se activa en los prepagos que lo permiten.
Módulo

Documentos bancarios y cartas

Para qué sirve

Trabaja con todos los prepagos filtrados a la vez: imprimirlos, reclamar a los proveedores o generar sus documentos bancarios de una sola vez.

Cuándo usarlo

En el cierre de pagos semanal o mensual, o cuando un proveedor no ha enviado la factura de lo que ya le pagaste.

Tarea: generar los documentos bancarios de los prepagos filtrados. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Filtra el listado (por ejemplo, pendientes que vencen esta semana) y pulsa Acciones. Las mismas opciones están en los botones de la izquierda.
  2. Elige Generar Documentos Bancarios.
  3. Indica la Fecha Pago, el Tipo y el Banco. Si pagas con tarjeta, elige la tarjeta en Tarjetas Corporativas.
  4. Pulsa Aceptar. Al cerrar la ventana, el listado se actualiza.
AcciónQué hace
Copia Prepagos ListadosTras confirmar («¿Está usted seguro?»), abre en otra pestaña las copias de todos los prepagos del listado.
Cartas reclamación facturas de proveedor pendientesCartas para pedir a los proveedores las facturas de los servicios que ya has pagado con prepago.
Cartas reclamación abono prepagosCartas para reclamar a los proveedores la devolución de prepagos que deben abonar.
Generar Documentos BancariosCrea los documentos bancarios de los prepagos del listado.
ImportanteRevisa el filtro antes de pagar en bloqueGenerar Documentos Bancarios trabaja con los prepagos del listado filtrado. Si el listado está vacío, Orbis Web avisa con «No hay datos disponibles».
Criterio

Buenas prácticas

Pon siempre fecha límite

Es el dato que te permite filtrar lo que vence esta semana y evitar pagos fuera de plazo.

Revisa el IBAN

Las notas llegan con el IBAN del proveedor. Compruébalo antes de pagar por transferencia.

Da de alta tus tarjetas

Registra en Tarjetas Corporativas todas las tarjetas con las que pagas billetes: así el prepago y su pago se crean solos al capturar.

Reclama las facturas

Filtra por Factura Recibida No Recibidas y usa las cartas de reclamación para cerrar los prepagos.

Antes de generar los pagos
  • El listado muestra solo los prepagos pendientes que quieres pagar.
  • Cada prepago tiene la forma de pago y la entidad correctas.
  • El IBAN de las notas corresponde al proveedor.
  • La fecha de pago es anterior a la fecha límite.
Soporte

Problemas frecuentes

«El servicio ya está recepcionado» al pulsar P.El servicio ya tiene la factura del proveedor. Ya no es un prepago: págalo desde la factura del proveedor.
«El servicio está pagado» o «Importe Cero».Lo pagado ya cubre el coste, o el servicio no tiene coste. Revisa el Coste Previsto o el importe de la factura del servicio.
«Servicio anulado».No se pueden emitir prepagos de servicios anulados.
No se ha creado el prepago al capturar un billete pagado con tarjeta.Comprueba que la tarjeta está dada de alta en Configuración › Tarjetas › Tarjetas Corporativas y que el billete trae importe pagado con tarjeta.
El lápiz o Generar Documentos Bancarios están desactivados.El prepago ya está pagado o no admite cambios. Consúltalo con el ojo.
¿Sigue sin funcionar?Contacta con el soporte de Pipeline Software por tu canal habitual e indica el número de prepago o de expediente y el mensaje que aparece.