Orbis Web · Configuración
Versión 2026.10

Bancos, tipos de tarjeta, formas de cobro, plantillas y correo

Cómo configurar los bancos de la agencia por divisa, los tipos de tarjeta, el enlace con American Express, los tipos de cobro con los que se registran los cobros, las plantillas de documentos que se rellenan solas y el correo de cada usuario.

Conceptos básicos

Qué cubre esta guía

Los ajustes que deciden cómo cobra, paga y envía documentos tu agencia: qué cuentas bancarias tiene, qué tipos de tarjeta acepta, cómo se contabiliza cada cobro, qué plantillas imprime y desde qué dirección envía cada usuario. Se configuran una vez y los usan todos los expedientes, cobros y correos.

AjusteDónde estáA qué afecta
BancosConfiguración › Datos Empresa › Tablas › BancosA toda la empresa
Tipos de tarjeta y enlace AMEXConfiguración › Datos Empresa › TarjetasA toda la empresa
Tipos de cobro (formas de cobro)Configuración › Asistente de configuración inicial, paso 8 (Tipos de cobro)A cada sucursal
PlantillasConfiguración › Datos Empresa › Tablas › Editor de PlantillasA toda la empresa
Correo del usuarioConfiguración usuario, arriba a la derechaA cada usuario
Casi todo está en ConfiguraciónBancos, tarjetas, AMEX y plantillas están en el menú Configuración (al final del menú lateral), dentro de Datos Empresa. El correo de cada usuario está en Configuración usuario, arriba a la derecha, debajo del nombre de la agencia.
ImportanteLos cambios de configuración afectan a toda la agenciaTodos los usuarios comparten bancos, tipos de tarjeta, tipos de cobro y plantillas. Si dudas de un valor, sobre todo de una subcuenta, consúltalo con tu asesor contable antes de guardar.
Vídeo

Bancos, tarjetas, cobros y correo en vídeo

Dónde está cada ajuste y qué revisar, en 3:40. Pulsa la imagen para verlo.
Procedimiento común

Los 4 pasos para editar cualquier tabla de configuración

Abre ConfiguraciónEn el menú lateral, pulsa Configuración y después Datos Empresa.
Busca la tablaDespliega Tablas o Tarjetas, o escribe el nombre en el campo Buscar del submenú.
Añade o editaPulsa + para un registro nuevo o el lápiz para editar uno existente.
GuardaConfirma con el botón ✓ (o Añadir / Aceptar en las ventanas emergentes). La ✗ sale sin guardar.
Encuentra tu tarea

¿Qué quieres hacer?

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Bancos

Un banco por cuenta y divisa

Para qué sirve

En Orbis Web cada cuenta es un banco distinto, aunque sea de la misma entidad. Si tu banco te da una cuenta en euros y otra en dólares, da de alta dos registros, cada uno con su Subcuenta contable.

Cómo se distinguen

Por el nombre de la Entidad (añade «- EUR» o «- USD»), por su IBAN y su Swift (cada cuenta tiene los suyos) y, sobre todo, por la Subcuenta, que separa en contabilidad los movimientos de cada divisa.

Tarea: dar de alta la cuenta en dólares. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo (IBAN y Swift ficticios).

Paso a paso

  1. Ve a Configuración › Datos Empresa › Tablas › Bancos. Verás una fila por cuenta, con su Entidad y su Cuenta.
  2. Pulsa + y, en Entidad, escribe el nombre del banco con la divisa (por ejemplo, «BANCO DE EJEMPLO - USD»).
  3. Rellena IBAN y Swift con los datos de esa cuenta concreta.
  4. Indica una Subcuenta distinta para cada cuenta. Te la dará tu asesor contable (normalmente del grupo 572).
  5. Marca los usos que tendrá la cuenta (Transferencias, Tarjetas, Tarjetas Dinámicas…), deja Activo marcado y guarda con ✓.
EntidadSubcuentaUso
BANCO DE EJEMPLO - EUR57200001Cobros y pagos en euros.
BANCO DE EJEMPLO - USD57200002Cobros y pagos en dólares, y banco de las tarjetas que cargan en dólares.
Error típicoUn solo registro para las dos divisasSi las dos cuentas comparten registro, los movimientos en euros y en dólares acaban en la misma subcuenta y la conciliación bancaria no cuadra. Mantén siempre un registro por cuenta.
Tipos Tarjetas

Añadir un tipo de tarjeta

Para qué sirve

El desplegable Tipo de la ventana Alta Tarjeta de Tarjetas Corporativas se alimenta de la tabla Tipos Tarjetas. Si falta una marca que usas, por ejemplo Mastercard, añádela ahí.

Cuándo usarlo

Cuando tienes tarjetas corporativas de una marca que no está en la lista y las estás registrando como OTROS. Con el tipo correcto, la conciliación y los informes son más claros.

Tarea: añadir MASTERCARD a la tabla de tipos de tarjeta. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración › Datos Empresa › Tarjetas › Tipos Tarjetas y pulsa +.
  2. En Tipo, escribe MASTERCARD en mayúsculas, como los demás tipos. Orbis Web asigna el ID.
  3. Pulsa Añadir. A partir de ese momento aparece en el desplegable Tipo de Tarjetas Corporativas › Alta Tarjeta.
Después: cambia solo las tarjetas de esa marca que estaban como OTROSEn Tarjetas › Tarjetas Corporativas, edita con el lápiz cada tarjeta Mastercard registrada como OTROS y cambia su Tipo a MASTERCARD. Las tarjetas de otras marcas que tengas como OTROS se quedan como están.
Enlace Amex

Qué es el enlace AMEX y qué datos necesita

Para qué sirve

El Enlace Amex conecta Orbis Web con American Express para recibir los ficheros de cargos (Charge) y de facturas (Invoice) de tus cuentas corporativas AMEX y usarlos en la conciliación de tarjetas.

Cuándo rellenarlo

Solo si tu contrato con AMEX incluye el envío de esos ficheros (cuentas de viaje BTA / EBTA). Si solo pagas con una tarjeta AMEX normal, déjalo vacío.

Tarea: identificar los datos del enlace con American Express. Recreación de la pantalla con los campos vacíos.

Paso a paso

  1. Pide a tu gestor de AMEX el Código oficina Amex (el identificador de la agencia en American Express).
  2. La IP es la dirección del servidor de AMEX del que se descargan los ficheros; te la facilitará AMEX o el soporte de Orbis Web.
  3. En Nombre fichero Charge y Nombre fichero Invoice va el nombre que AMEX da a cada fichero.
  4. Usuario Amex y Clave Amex son las credenciales de acceso que te da AMEX. La clave se cambia con el lápiz. Guarda con ✓.
PantallaQué es¿Hay que tocarla?
Tipos Tarjetas (AMEX, AMEX BTA, AMEX EBTA…)Distingue la tarjeta corporativa AMEX de las cuentas de viaje BTA y EBTA, si las tienes.Solo para elegir el tipo correcto al dar de alta la tarjeta.
Tablas › Tipos Operación AmexRelaciona cada tipo de billete (BSP, RENFE, LOW COST…) con el tipo de operación que AMEX espera en sus ficheros.Solo si usas el enlace AMEX. Revísala con soporte al activar el enlace.
Tarjetas › GeneralCasillas Enmascara PAN en tarjetas (oculta parte del número de la tarjeta) y Generar Log para AirPlus.Se recomienda marcar el enmascarado del PAN.
AtenciónNo te inventes estos datosUn código de oficina o una IP incorrectos no dan error al guardar, pero los ficheros no llegarán. Si no tienes los datos de AMEX, deja el enlace vacío.
Tipos Cobros

Crear una forma de cobro: PayPal como ejemplo

Para qué sirve

Cada forma en que te pagan los clientes (metálico, tarjeta, transferencia, Bizum, PayPal…) es un tipo de cobro. Al registrar un cobro en el expediente lo eliges en Tipo Cobro, y su Subcuenta decide dónde se contabiliza.

Dónde está

Los tipos de cobro son de cada sucursal. Ábrelos en Configuración › Asistente de configuración inicial, paso 8 (Tipos de cobro): el listado se titula Tipos Cobros - Sucursal: 0. Pulsa + para añadir uno o el lápiz para editarlo.

Tarea: crear el tipo de cobro de PayPal. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo.

Paso a paso

  1. En el paso 8 del Asistente de configuración inicial, pulsa + y escribe el Nombre que verás al registrar cobros (por ejemplo, PAYPAL) y, si quieres, una Descripción.
  2. Elige el Tratamiento, que fija cómo trata Orbis Web el cobro: METALICO, TALON, TARJETAS, TRANSFERENCIA, BIZUM, OTROS… Pregunta a tu asesor contable cuál le conviene a PayPal; el ejemplo usa OTROS.
  3. En Banco, elige la cuenta donde entra el dinero (antes, da de alta un registro PAYPAL en Bancos, como en Un banco por divisa) e indica la Subcuenta que te dé tu asesor.
  4. Si PayPal te cobra una comisión, indícala en % Descuento o en Importe Descuento; marca Apunte al banco por el neto (restado el descuento) si el apunte del banco debe ir por el importe neto.
  5. Deja Activo marcado y pulsa Aceptar. El tipo nuevo aparece en el listado y en Tipo Cobro al registrar un cobro.
Columna del listadoQué indica
TratamientoCómo se comporta el cobro: metálico, talón, tarjetas, UATP, recibo domiciliado, transferencia, Bizum, otros…
SubcuentaCuenta contable donde se registra el cobro.
Dto. FinancieroPorcentaje que descuenta la entidad (por ejemplo, la comisión de la tarjeta o de PayPal).
EntidadBanco asociado al tipo de cobro.
ActivoSolo los tipos activos se pueden elegir al registrar un cobro.
Pagos en línea con Orbis PaySi tus clientes pagan con un enlace de cobro o un TPV virtual, la configuración del TPV también elige un tipo de cobro: créalo antes y selecciónalo como se explica en Orbis Pay.
ImportanteNo borres un tipo que ya tiene cobrosSi un tipo de cobro está mal configurado pero ya se ha usado, no lo borres: desmarca Activo y crea uno nuevo, o pide a soporte que lo corrija para que los movimientos registrados sigan cuadrando.
Editor de Plantillas

Subir una plantilla que se rellena sola

Para qué sirve

Generar documentos como el contrato de viaje combinado desde el expediente, con los datos del cliente, del viaje y de la agencia ya rellenados, sin copiarlos a mano.

Cómo funciona

Tu documento se sube al Editor de Plantillas y cada dato que cambia de un cliente a otro se sustituye por un campo variable de Orbis Web (nombre del cliente, DNI, fechas, destino, importes…). Al imprimir desde el expediente, Orbis Web pone los datos reales.

Tarea: localizar dónde se crean las plantillas. Recreación de la pantalla todavía sin plantillas.

Paso a paso

  1. Ve a Configuración › Datos Empresa › Tablas › Editor de Plantillas.
  2. Usa los botones de arriba a la derecha para añadir una plantilla, ponle un nombre y pega o sube tu documento. Sustituye cada dato resaltado por el campo variable correspondiente.
  3. Una vez guardada, la plantilla aparece en la tabla y está disponible al imprimir el documento desde el expediente (en el caso del contrato, Contrato Viaje Combinado).
Prepara antes el documentoTen el documento en Word con todos los datos que deben salir de Orbis Web resaltados en amarillo. Marca en otro color lo que no sale de Orbis Web (por ejemplo, una cláusula que depende del viaje), para saber qué completar a mano. Si lo prefieres, envíalo a soporte y te ayudarán a montarlo.
Error típicoEl documento sale con campos vacíosPasa cuando el dato no está rellenado en la ficha del cliente o del expediente (por ejemplo, el DNI). Revisa la ficha antes de imprimir.
Configuración usuario

Configurar el correo de cada usuario

Para qué sirve

Para que los documentos que cada persona envía desde Orbis Web (presupuestos, bonos, facturas…) salgan desde su propia dirección y con su firma, en lugar de la dirección general de la agencia.

Dónde está

En la Configuración usuario de cada usuario, con sus propios datos de correo. El correo general de la agencia (el que se usa cuando un usuario no tiene el suyo) se configura en el paso 3 del asistente.

Tarea: introducir los datos de correo de un usuario. Recreación de la pantalla con datos de ejemplo; la tabla real tiene más variables en varias páginas.

Paso a paso

  1. Arriba a la derecha, debajo del nombre de la agencia, pulsa Configuración usuario y, en la ventana, el botón Configuración usuario de la parte inferior.
  2. Busca las variables de correo: Servidor de correo saliente, Usuario correo y Clave correo.
  3. Pulsa el lápiz de cada una, escribe en la ventana Editar Valor el dato que te dé tu proveedor de correo y pulsa Guardar.
  4. Con Gmail o Microsoft 365, la clave suele ser una contraseña de aplicación. Si quieres, ajusta también Solicitar confirmación de lectura y Email para notificaciones.
Firma de los correosEn la primera ventana de Configuración usuario, el campo Firma E-mail guarda la firma que se añade a los correos que envías. Pulsa Guardar al terminar.
Error típicoNo salen los correosCasi siempre es el servidor saliente, el usuario o la clave. Con Gmail o Microsoft 365 suele hacer falta una contraseña de aplicación en lugar de la normal: pídesela a quien gestione tu correo.
Recomendaciones

Buenas prácticas

Un registro por cada cosa real

Un banco por cuenta y divisa, un tipo de tarjeta por marca, un tipo de cobro por forma de pago. Evita OTROS siempre que puedas.

Nombres claros

Pon la divisa o la marca en el nombre («- USD», «MASTERCARD», «PAYPAL»): es lo que verás en los desplegables.

Primero, la contabilidad

Pide a tu asesor contable la subcuenta de cada banco y tipo de cobro antes de darlo de alta.

Datos sensibles

Marca Enmascara PAN en tarjetas y no compartas por correo las claves del correo ni de AMEX.

Antes de empezar
  • IBAN, Swift y subcuenta de cada cuenta bancaria.
  • Marcas de tarjeta que usas y datos del enlace AMEX, si lo tienes.
  • Lista de formas de cobro con su tratamiento y su subcuenta.
  • Plantillas en Word con los datos variables resaltados.
  • Datos de correo de cada usuario, o el contacto que gestiona vuestro correo.
Soporte

Problemas frecuentes

No veo una marca de tarjeta en el desplegable Tipo.Todavía no está en Tipos Tarjetas. Añádela como se explica en Tipos de tarjeta y vuelve a abrir la ventana Alta Tarjeta.
Un banco no aparece al registrar un cobro o un pago.Comprueba en su ficha que está marcado Activo y la casilla del uso correspondiente (Transferencias, Tarjetas…).
Una forma de cobro no aparece en Tipo Cobro.Comprueba que el tipo de cobro está Activo y que se creó en la sucursal en la que trabajas: cada sucursal tiene sus propios tipos de cobro.
No salen los correos de un usuario.Revisa las variables de correo de su Configuración usuario y, si usáis Gmail o Microsoft 365, la contraseña de aplicación.
¿Sigue sin funcionar? LlámanosSoporte de Orbis Web: 964 723 390, de lunes a jueves de 9 a 14 h y de 15 a 18:30 h, y los viernes de 9 a 15 h. Para la conexión remota, usa Descargar Control Remoto en el bloque Soporte y cumplimiento del Panel de entrada. Desde el mismo bloque también puedes Abrir un ticket con el equipo de soporte.